TIME GROUP PRINCIPLES ANTI-BRIBERY & CORRUPTION POLICY (ABC POLICY)

INTRODUCTION

This is TIME dotCom Berhad’s (“TIME”) Business Integrity and Anti-Corruption Policy (“Policy”). It sets out TIME Group (as defined below) policy and general principles, guidelines and processes to minimise and eliminate TIME Group’s exposure to the risk of unlawful conduct relating to bribery and corruption.

These guidelines deal with anti-bribery & corruption, general business courtesies and obligations of third parties engaged by TIME Group and are built upon the foundation of our Code of Conduct.

This Policy complies with relevant Malaysian anti-bribery laws (“ABC Laws”) primarily the Malaysian Anti-Corruption Act 2009 (revised 2018) and the respective corrupt practices covered under the Act including:

Sections 16 and 17: Receiving or Giving Gratification;
Section 17A: Offence by a Commercial Organisation (or commonly known as the Corporate Liability provision of the MACC Act);
Section 18: False claims with intention to deceit the principles; and
Section 23: Abuse of position for gratification for public body.

In addition, this Policy aligns with best-in-practice anti-bribery guidelines, namely Guidelines on Adequate Procedures and MS ISO 37001 ABMS (2016).

WHO DOES THIS POLICY APPLY TO?

This Policy is applicable (regardless of the locality or residence of the following):

To all of our Employees, management, directors (executive and non-executive) of TIME Group, whereby this Policy supplements the Employee Handbook;
To all of our consultants, advisers, service providers, suppliers, vendors, contractors, agents, or third parties engaged by us or any of their employees, contractors, senior managers or directors (“3PPs”), with added emphasis on the provisions set out in Section 3; and
To all of our customers or any of their employee, senior manager or director (not limited to their authorised signatories) (“Customers”) who subscribe to certain services provided by TIME Group.
All Employees, including the directors, shall sign and acknowledge a Declaration of Compliance (enclosed as Appendix A) confirming that they have read, understood and will adhere to this ABC Policy. The declaration shall be documented and retained by People Division.

OUR VALUE AND BELIEF

The key principle underlying this Policy is:

“Integrity Above All Else”

This is a value that is embedded in each and every one of us. It is our intention to foster a culture where all our internal and external stakeholders behave honestly, reflecting our zero tolerance towards bribery and corruption.

WHAT IS BRIBERY?

Bribery is a type of corruption. Generally defined as an act of offering, giving, receiving or soliciting something of value (for example money or information) in an attempt to illicitly influence the actions or decisions of a person with a position of trust within an organisation.

WHAT IS CORRUPTION?

Corruption has a broader definition than bribery. Corruption generally involves misuse of office or position or power, for personal gain or abuse of position to help others by directly or indirectly offering, giving, receiving or promising anything of value or a gratification (which could be financial or non-financial), with the intention to influence business decisions or to gain improper business advantage.

HOW TO SPOT BRIBERY OR CORRUPTION?

“If it looks or feels wrong, it probably is wrong.”

This Policy reinforces TIME Group’s commitment to demonstrating that each and every Employee carries a fiduciary duty to act in the best interests of TIME Group and thus requires us to uphold the highest level of integrity and good governance in our conduct. A fiduciary is someone who undertakes to act for or on behalf of another, whether of a general or specific character; and it is immaterial whether he/she is contractually bound to do so.

TIME Group is committed to, and promise to:

Conduct business in an honest and ethical manner, acting fairly and with integrity in all business and regulatory dealings;
Abide and uphold laws relating to the prevention of bribery and corruption in all jurisdictions in which we operate.

It is your responsibility to read, understand and adhere strictly to this Policy.

Engaging in corrupt or bribery practices can bring severe consequences to TIME Group and to yourself, which extends beyond criminal penalties such as imprisonment and fines. The act of, or the perception of engaging in such behaviour also carries with it the risk of reputational and financial losses toward the TIME Group.

Your attention is drawn to Section 5 of this Policy, which sets out the consequences of non-compliance of this Policy. This includes, but is not limited to summary dismissal or termination of contract, as well as exposure to civil and criminal liabilities.

It shall be your responsibility to report any suspected, threatened or actual breach of this Policy or its underlying principles, and any person making such report is assured the same protections as set out in the Whistleblowing Policy.

No Employee will suffer retaliation or discriminatory or disciplinary action (e.g. demotion, penalty, or other adverse consequences) for reporting in good faith violations or soundly suspected violations of this Policy or for refusing to engage in activities inconsistent with our fiduciary duties, even if such refusal may result in a loss of profit to TIME or TIME Group.

While this Policy is written in simple terms, its application may not always be straightforward. If, at any time you are in doubt, please contact TIME Group’s C&E Officer at abc@time.com.my or ABC portal which is accessible within Document Workflow Management System (“DWMS”) for further assistance and guidance.

Abbreviations and Definitions

The following words and phrases used in this Policy have the prescribed meanings, unless the context otherwise requires:

3PP or 3rd Party Providers or Third Party	means suppliers, providers, vendors, licensors of intellectual property rights, contractors, agents, brokers, referral partners, consultants, resellers, value added partners, other forms of representatives or third parties engaged by the TIME Group including their respective employees, contractors, senior managers or directors;
ABC Policy or Policy	means this anti-bribery and anti-corruption policy, and any and all amendments, and revisions thereto;
ABMS	Means an anti-bribery management system or process
C&E Officer	stands for ‘Compliance & Ethics Officer’ and means the person who is responsible for the execution and implementation of this Policy;
C&E Clearance or Clearance	means the statement or indication by the C&E Officer in writing/via ABC Portal that he / she has no objection to any proposed action under this Policy;
Compliance Office	means the department led by the C&E Officer;
Corporate Personnel, Employee or You	means an Employee, the senior management of and / or the executive, non-executive and independent directors of TIME and any corporate entity of the TIME Group;
CRA	means a corruption risk assessment as set out in Section 4.5;
Customer	means the party who subscribes to certain services provided by the TIME Group and any of the said party’s employee, contractor, senior manager or director;
Employee Handbook	means TIME’s Employee Handbook Version 2020 and including such amendments, changes or modifications as may be made from time to time;
External Stakeholders	shall include actual and potential customers, suppliers, distributors, agents, advisors, intermediaries or service providers who engage in business activities with TIME Group; and government and public bodies, including their advisors, representatives and officials, politicians, and public parties with whom TIME Group has business dealings;
GMET	means a general business courtesy where one offers to pay for a 3PP, Customer or Government Official and can be in the form of a gift, meal, entertainment or travel, as set out in Section 2;
Government	includes local, provincial, regional, and / or national governments, the legislative, judicial, and executive branches of Government, and the civil service;
Government Official	includes any official or Employee of a Government, Government- owned enterprise, Government agency or regulatory authority, any political candidate or member of a political party, any public international organisation, any official or employee of a public international organisation (e.g. United Nations, World Bank), or any person acting in an official capacity for or on behalf of any of the foregoing;
Gratification	includes but not limited to money, donation, gift, loan, fee, reward, valuable security, forbearance, favour, undertaking, property or interest in property of any description whether movable or immovable, finance benefit, or any other advantage to a person or entity;
Investigation Report	means the report issued by the Internal Audit Department to the Chair of the Audit Committee on the outcome of an investigation and the recommended course of action;
Management	means the senior management of TIME;
Politically Exposed Person or PEP	means someone who is either prominent in Government or has been entrusted with a public, regulatory or executive function, and includes any political candidate, a politically-linked individual or company that is able to exercise influence over Government Officials decision making (including exerting, direct or indirect, undue influence over the said Government Officials);
TIME Group	Includes TIME dotcom Berhad and its subsidiaries;
TIME	means TIME dotCom Berhad (Co. Reg. No. 199601040939 / 413292-P); and
Whistleblowing Policy	means the whistleblowing policy published by PEOPLE Division, TIME.

1.0 Anti-Bribery & Corruption (ABC) Policy

1.1 General Rule

TIME Group has a zero-tolerance policy towards bribery and / or corruption, even if it results in losing a piece of business or commercial advantage for TIME Group. Any breach, attempted breach or abetment in a breach of the prohibitions stated in this Policy shall be deemed a non-compliance of this Policy and subject to disciplinary and / or other action as set out herein.

1.2 Prohibited Acts

1.2.1 Gratification

1.2.1.1 Prohibition against Giving or Offering Gratification

Corporate Personnel, Customers and 3PPs are PROHIBITED FROM giving or offering any Gratification, whether directly or indirectly, to any person, Government Official, PEP or entity, including but not limited to any customers or potential customers (or their employees or officers), political party, candidate for political office or any intermediaries, such as agents, attorneys or consultants, with intent to obtain a business or an advantage for TIME Group.

1.2.1.2 Prohibition against Accepting or Receiving Gratification

Corporate Personnel are PROHIBITED FROM accepting or receiving any Gratification from anyone, whether directly or indirectly, in order to secure an advantage or business for the giver of the Gratification or for a third party, from any person or entity which is intended to, or which may be perceived as being intended to:

influence one’s official acts or decisions;
obtain or retain business or a business advantage for, or direct business to, the offeror of the bribe and / or any entity that he/she represents; and / or
secure any improper advantage for the offeror of the bribe and / or any entity that he / she represents.

1.2.2 Influence Buying

1.2.2.1 Prohibition against Influence Buying

The buying of, or entering into an arrangement to secure the influence of a person that is in a position of influence to use his / her personal influence to obtain a benefit for TIME Group in return for TIME Group paying such a person a fee (whether in cash or in kind) is PROHIBITED.

1.2.3 Payments to Government Officials & Politically Affiliated Persons

1.2.3.1 General Prohibition

Any and all Gratifications made, given to or received from Government Officials or PEP or the members of their family, in order to influence such Government Officials or PEP’s decision making or to exercise his / her influence over the decision-making process in order that TIME Group may obtain or retain business or obtain or retain an advantage is PROHIBITED.

1.2.4 Facilitation Payments

Facilitation or grease payments to any Government Official, PEP, person, entity or body that benefits or advantages TIME Group is PROHIBITED. This prohibition applies regardless of whether the payment is to facilitate, accelerate or speed up a process whose end beneficiary is TIME Group.

TIME Group prioritize the security and safety of both ourselves and our third parties. In the uncommon circumstance that you encounter a situation involving a bribe demand or extortion where you fear for your safety or that of others, you may have no option but to make or offer a payment; these are referred to as payments under duress and may have legal defences. These transactions are closely monitored and required proper documentation. It is important to note that any repeated, systemic, or accepted payments as part of standard business practices do not qualify as payments under duress and are strictly PROHIBITED.

When faced with these risks the following guidance applies:

Report the matter to C&E and the relevant authorities (if appropriate) at the earliest opportunity;
Record the payment (transaction) if payment has been made; and
Record and document all pertinent details e.g particulars of the requestor, chronology of events etc

Action by C&E:

immediately inform Internal Audit to investigate the matter. The Internal Audit shall assess the personal security risk of retaliation, extortion or future demands, and determine whether a mitigation plan is required. Assistance from external bodies may also be considered depending on the risks level.
record any payments made for accounting purposes; and
report the matter to the relevant authorities (if appropriate).

1.2.5 Buying Information to Secure a Competitive Edge or Advantage

1.2.5.1 General Rule

No Gratification is to be provided, offered or agreed to be provided to a third party or an Employee or agent of a potential or existing customer in return for information that will give TIME Group a competitive edge over its competitors in any bidding or tender process.

1.2.6 Money Laundering and Counter Terrorism Funding

1.2.6.1 General Rule

If a Corporate Personnel has reason to believe that any activity or request submitted has the elements or creates a reasonable suspicion of a concealment of illegal activity through legitimate activities falling within the definition or description of money laundering (or such similar criminal activity and includes its attempt and / or abetment), such personnel must report any such suspicion to the C&E Officer

When in doubt or if any suspicious activity or transactions have been observed, the Employee or 3PP must immediately notify the employee’s line manager and the C&E Officer.

1.3 Contributions or Donations

1.3.1 Contributions or Donations

1.3.1.1 General Rule

TIME Group may render assistance whether in cash or in-kind to legally non-profit organisations or registered charitable entities which are not politically affiliated, without expectation of receiving equivalent value in return PROVIDED:

all charitable donations must be made in accordance with the TIME Group’s donation guidelines;
due diligence in accordance with TIME’s Due Diligence Manual (“DDM”) has been successfully completed; and
clearance from the Management and C&E must be obtained before proceeding with any event or contribution or donation. The necessary information required for the clearance is shown in Annexures (ABC Form 2).

The donation initiatives could originate within TIME Group or based on requests received from external parties.

Donations made in a personal capacity will not be reimbursed by TIME Group nor shall be deemed to be made by or on behalf or in favour of TIME Group.

Charitable contributions or donations, whether in cash, kind, or by any other means, to support any political party, politician or candidate for political or administrative office, or to donate to a charity recommended by a Government Official or PEP are strictly PROHIBITED as this may be perceived as an attempt to gain an advantage for TIME Group.

1.3.1.2 Review Process for Charitable Contributions and Donations

All persons involved are responsible for ensuring that any contribution or donation proposed to be made are legal and ethical under local laws and practices.
The C&E Officer must carry out his / her due diligence to ascertain that the contribution or donation is not pursuant to an illegal or improper request, and that the selection of the charity is genuine and bona fide. C&E will also ascertain whether the office bearers of the charity have a reputation for bribery or similar criminal conduct, or are connected with TIME Group’s projects or customers.
Contributions:
1. should not intend to influence, or could reasonably be perceived as bribery to influence a tender or other decision in favour of TIME Group; and
2. should not be made during sensitive times such as immediately before or after a tender is announced or during contract negotiations. The due diligence record must be with sufficient clarity and detail, and retained by the C&E Officer.
Once the C&E Officer is satisfied, he / she may issue the C&E Clearance. Clearances by the C&E Officer are for specific contributions or donations only, and not to be taken as a general approval.
Donations are to be made at a public event which has issued a public request for contributions or donations, and the amount of contribution or donation by the TIME Group must be fair and reasonable, and in line with those of the other donors.
All contributions and donation payments must be accurately and appropriately documented with reasonable detail.

1.4 Sponsorships

1.4.1 Sponsorships

1.4.1.1 General Rule

Sponsorships are only permitted if there is a clear business case and for specific objectives (example to promote TIME Group’s reputation, brands, products and services). Reasonable steps must be taken in accordance with the TIME Group’s policies, procedures and guidelines to verify that all sponsorships do not constitute illegal payment to a PEP or any individual or entity in violation of the TIME Group’s policies, procedures and guidelines including this ABC Policy.

TIME Group may participate and provide sponsorships to further promote TIME’s business, by way of brand promotion and visibility, PROVIDED:

the sponsorship is not made to secure any improper advantage or retain any business relationship;
due diligence in accordance with TIME’s DDM has been successfully completed; and
clearance from the Management and C&E must be obtained before proceeding with any sponsorship. The necessary information required for the clearance is shown in Annexures (ABC Form 2).

1.5 Corporate Social Responsibilities

1.5.1 Corporate Social Responsibilities (CSR)

1.5.1.1 General Rule

TIME Group may voluntarily engage in CSR activities to ensure sustainability of society and environment with legitimate organisations and rightful recipients, PROVIDED:

CSR activities must be carefully examined and assessed for legitimacy and made in accordance with the TIME Group’s policies, procedures and guidelines including donation guidelines to ensure that the intended purpose is met, and benefits are extended to the intended recipient(s);
due diligence in accordance with TIME’s DDM has been successfully completed and in particular to ascertain whether any PEPs are affiliated with the organisation; and;
clearance from the Management and C&E must be obtained before proceeding with the CSR activities. The necessary information required for the clearance is shown in Annexures (ABC Form 2).

1.6 Engaging 3rd Party Intermediaries

1.6.1 Engaging 3rd Party Intermediaries

1.6.1.1 General Rule

No 3rd party agent or intermediary shall be engaged for any purpose unless such engagement is required following a business case submitted and approved by the Management and fulfils the following conditions below and as set out in Section 1.6.1.2:

due diligence in accordance with TIME’s DDM has been successfully completed; and
C&E clearance is obtained prior to the engagement, and where applicable, the business case for the appointment of an agent or intermediary submitted and approved by Management must be sighted by the C&E Officer.

1.6.1.2 Conditions of Engagement

The following must be adhered to before the use of an agent or intermediary is permitted.

the business case for the appointment of an agent or intermediary submitted and approved by management must be sighted by the C&E Officer, or its tabling shall involve the participation of the C&E Officer;
the appointment of an agent or intermediary shall be for a specific purpose and for a specified period, and may be subject to annual review. In any event of the appointment of agent/intermediary, each contract term shall not be signed for a period of more than 3 years;
the C&E Officer undertakes a due diligence of the agent or intermediary and on completion of the due diligence, the C&E Officer submits to the Audit Committee the findings and his / her recommendation (only applicable for intermediaries/agents other than Dealers or Value-Added Partners of TIME;
if the C&E Officer recommends that the agent or intermediary be engaged, a proper binding agreement is to be executed between the parties, containing terms which expressly prohibits bribery or corrupt conduct and other safeguards and requirements as to protect TIME Group against any allegation or action relating to improper conduct.

1.7 Payment of Fee or Commission to a Third Party

1.7.1 Payment of Fee or Commission to a Third Party

1.7.1.1 General Rule

If a Corporate Personnel receives a request from an officer or employee of a Customer or potential Customer, for either payment of a fee or commission to a third party if the contract is awarded to TIME Group or the appointment of a third party as TIME Group’s reseller and to flow the contract if the contract is awarded to TIME Group through such reseller, such arrangements and such fee or commission payments are PROHIBITED unless:

due diligence in accordance with TIME’s DDM has been successfully completed; and
clearance from the Management and C&E must be obtained before any payment may be made to such third party.

1.7.1.2 Conditions

Such arrangements or payments may be permitted if:

the request is in writing and signed by the Corporate Personnel making the request;
the request is submitted to the C&E Officer by the Corporate Personnel within five (5) working days from it being made;
the C&E Officer undertakes and completes a due diligence exercise on the recipients to determine its genuineness and propriety;
the C&E Officer informs the Chair of the Audit Committee of the request, the recommendation of the C&E Officer and the Chair has no objections; and
the arrangement is properly documented and the terms of which are sanctioned by the C&E Officer.

1.8 Mergers, Acquisitions and Investments

1.8.1 Mergers, Acquisitions and Investments

1.8.1.1 General Rule

TIME Group invests, acquires, mergers and leverages on forms of investments to extend its reach to new businesses, geographical areas and countries. Such an exercise exposes TIME Group to the risk of potential fraud, bribery and corruption. Accordingly, prior to embarking on any mergers, acquisition, divestment or investment exercise (M&A), the respective TIME Group’s Employee shall ensure:

due diligence in accordance with TIME’s DDM has been successfully completed based on the risk level associated with each M&A Project. This due diligence will occur both before and, if necessary, after the completion of M&A Project; and
that the target company for merger, acquisition or investment has the equivalent of all applicable TIME Group’s policies and procedures.

2.0 General Business Courtesies

2.1 General Rule

A general business courtesy involves offering to cover expenses such as gifts, meals, entertainment or travel (“GMET”) for a customer, supplier or a Government Official as part of building business relationships.

TIME Group generally refrains from using such gestures to influence decisions both in offering and accepting GMET and expect the same from the External Stakeholders.

TIME Group respects cultural differences in various countries while staying true to our Policy by exercising proper care and judgement. TIME Group shall always be guided by the Mandatory Principles outlined below, before offering or accepting GMET.

These principles will even apply to situations where you pay for meals, entertainment or travel, or provide a gift for TIME Group’s business purposes and do not intend to seek or claim reimbursement from TIME Group.

2.2 Mandatory Principles in Relation to GMET

Corporate Personnel and 3PP shall comply with the following mandatory principles for GMET:

Compliance with Applicable Laws, regulations and policies. You must comply with the letter and spirit of the applicable local laws (in particular laws relating to bribery and / or corruption) when offering or providing GMET. The same shall also apply to other ancillary regulations, policies and internal guidelines including DDM.
Consistency. The GMET must be consistent with the laws and regulations in both countries of the person extending the offer as well as of the country of the person receiving it.
Business Purpose. The GMET must be for a legitimate purpose, such as to promote, demonstrate or explain TIME Group’s services, network, business or position.
No Improper Influence. Giving of GMET to a recipient MUST NOT place the recipient under any obligation or with the intent of compromising the recipient’s objectivity in making a decision that affects TIME Group, the Counter-Party or yourself. The sole intent or purpose of the GMET shall be to build the business relationship within the normal standards of courtesy.
Timing. The GMET must not be given or received during periods that are deemed sensitive, such as before or after a tender is announced or during contract negotiations that may give the appearance of it being given or received to improperly influence the decision made to obtain, secure or retain a business opportunity.
Made Openly & Socially Acceptable. The GMET must be given or received in an open, transparent manner and in a business setting. It must also be socially acceptable i.e. other people (such as peers, competitors, or the press) would agree that the GMET is reasonable, and that it can be discussed without fear of possible reproach.
Reasonable in Value. The entire GMET must be reasonable in value and neither lavish nor excessive.
Appropriate & Occasional. The nature of the GMET must be appropriate to the business relationship and local custom, given or received occasionally according to local or industry standards and not cause embarrassment by its disclosure.
Accurately Recorded. GMET payments must be accurately and appropriately documented with reasonable detail. All receipts and / or proper documentation for all GMET expenses made or received shall be submitted to the C&E Officer for record purposes. All submissions must contain complete description as to time, place, and type of GMET; name title, and business affiliation of customers, Counter-Party or other persons entertained; and the business purpose. All expenses incurred to provide the entertainments must also be properly kept, documented and recorded by the respective division/ department for audit purposes.
Due Diligence successfully concluded. Due diligence in accordance with TIME’s DDM has been successfully completed; AND
C&E clearance Is obtained. C&E clearance is obtained PRIOR to the GMET transactions.

2.3 GMET RULES FOR SPECIFIC SITUATIONS

2.3.1 Giving GMET

2.3.1.1 For 3rd Parties

Payment of GMET expenses for 3rd parties must adhere to the Mandatory Principles in Section 2.2 above and be reasonable.

For purchase of meals to customers, prior C&E clearance is NOT required unless the estimated cost is more than RM200 per person. However, those that does not require prior clearance will be subjected to audit at any point of time and you will be required to provide sufficient evidence and justification as required by the C&E Officer. If entertainment was provided in a place not normally conducive to a business discussion (theatre, sporting event, etc.), the requestor must show the date, time, duration, place, nature, and participants in the related business discussion preceding or following the entertainment.

If the 3rd Party recipient is a business partner, Customer (existing or prospective) or other 3PP, the additional requirement to be satisfied is that the business entertainment expense must meet either of the following two tests:

Either
1. the business entertainment took place in a clear business setting, OR
2. the main purpose of entertainment was the active conduct of business, AND you did engage in business with the person during the entertainment period; or
meal or entertainment was associated with TIME Group’s business AND the business entertainment directly preceded or followed a substantial business discussion.

2.3.1.2 For Government Officials

You shall not pay or provide for any business entertainment or travel on TIME Group’s behalf to a Government Official without first obtaining C&E Clearance. A request for C&E clearance must be submitted in advance through ABC Portal which is accessible within DWMS.

The limited circumstances are:

The Government Official is invited to and is visiting a location or premises of TIME Group or other business-related location of TIME Group (e.g. an exhibition booth at an international exhibition); or
the travel by the Government Official or entertainment is for a legitimate business purpose, such as a meeting to discuss regulatory issues or to demonstrate TIME Group’s products or services;
the expenses are reasonable given the seniority of the Government Official; and
Where applicable, comply with the relevant government circulars (Pekeliling Kerajaan) which describe the applicability, limits and rules for travel of government officials.

Employees must complete and ensure ABC Form 3: Government Official Travel Acknowledgement (see Annexures) is signed by the Government Official in question, in advance of any commitment to pay for travel or accommodation expenses for the said Government Official. Travel cannot include side trips to non-business destinations and TIME Group will not cover the expenses of family, friends or anyone other than the named Government Official.

2.3.1.3 Gifts to Government Officials

Visiting Government Officials and bringing them a gift as a token of respect is permissible if the gift complies with the Mandatory Principles and is commensurate with the status and designation of such Government Official in his / her official capacity only.

2.3.1.4 Buying Meals for Government Officials

Buying meals for Government Officials is permitted if it complies with the Mandatory Principles, and the following additional criteria:

that the offer to buy is made by the Corporate Personnel first and not by the Government Official;
you and the recipient must be present throughout the period, and
the venue is appropriate, not too extravagant, shady or unusual for business to be conducted.

2.3.2 Receiving GMET

2.3.2.1 General Rule

Corporate Personnel shall be subject to the general rules set out in Section 5.0 of the Code of Conduct, as may be varied or supplemented herein. Any approved receipt of GMET, must be consistent with the Mandatory Principles above, and subject to the following additional requirements of the specific situations.

2.3.2.2 Travel & Accommodation Paid by 3PP or Customer

You may, subject to the prior successful outcome of due diligence in accordance with TIME’s DDM and C&E Clearance, accept invitations to promotional or business events, where the organising entity or company (other than a member of the TIME Group) assumes reasonable transportation, lodging, and/or meal expenses. It will not be considered improper, if the purpose of the invitation is exclusively to present the organising entity’s or company’s products or services, and that the invitation is not individual, but rather addressed to its group of clients or potential clients.

If no clearance is given you must decline acceptance of the payment of the travel and accommodation offered.

Urgent or last-minute requests for clearance will not be entertained by the C&E Officer and will be declined.

2.3.2.3 Entertainment Paid by 3PP or Customer

You may receive reasonable form of entertainment such as attendance to sports events, theatre, concert, movie or some other corporate hospitality event, which is paid for by the 3PP or Customer, if and only if, it is in the normal course of business that can be seen to promote good business relationships and is a legitimate form of networking, and subject to you obtaining the C&E clearance beforehand.

If no clearance is given by the C&E Officer, you must respectfully decline the invitation.

2.3.2.4 Meals Paid by 3PP or Customer

Where the GMET is a meal or drinks and is paid by the 3PP or Customer, you (as the recipient) and the 3PP or Customer must be present throughout the period and the venue is appropriate, not too extravagant, shady or unusual for business to be conducted.

You must promptly report such engagements to the C&E Officer if the value of the meal received is more than RM200 per person, specifying the details of the value of the meals and drinks, the duration, the location and the purpose (i.e. why were you present).

3.0 Dealing with Suppliers and 3PP

3.1 Conduct

3.1.1 Comply with all Laws

3PPs must comply with all laws within the countries where the 3PPs operate.

3.1.2 Business Integrity

3PPs must act ethically, with integrity and honestly, transparently and in a trustworthy manner, in all their dealings with other persons on behalf of or with TIME Group.

3.1.3 Conflicts of Interest

Conflict of interest arises when an individual or a corporate entity has competing interests that could potentially compromise their objectivity, judgment or decision making and may lead to a perceived or actual bias in their actions. 3PPs must avoid being in any actual, perceived or potential conflict of interest with TIME Group. Such conflicts may arise in various circumstances including:

Conflict that are related to work;
Conflict can either be real or potential;
Conflict can either be internal (within TIME Group) or external (e.g. involving 3PP);
Conflict which covers various categories including family (involving relatives or close connections), financial conflicts or others; or
Direct or indirect conflict.

If the 3PP finds itself in such a position, the 3PP must disclose the actual, perceived or potential conflict of interest to the C&E Officer and provide such details as may be required.

3PPs must use the Conflict of Interest Declaration Form to declare any conflicts of interest. Conflicts of Interest for employees is described in the Code of Conduct Handbook and Conflict of Interest Policy. The Employees shall also take the necessary actions to immediately distance, recuse or remove himself/herself from the situation.

A record should be maintained of all real or potential conflicts received including:

the circumstances under which it occurred, and
the actions taken to overcome the conflicts and mitigate the risk.

3.1.4 Prohibition of Bribery & Corruption

3PPs must comply with this Policy and all applicable anti-bribery and anti-corruption laws and must have adequate policies and procedures in place to monitor compliance with such laws.

3PPs shall not commit any acts which may create the perception of corrupt conduct, whether directly or indirectly and irrespective of value, to PEPs, Government Officials, Corporate Personnel, potential or actual customers of TIME Group, in order to obtain or retain a business or advantage for TIME Group.

3.1.5 Business Courtesies

A general business courtesy is one where the personnel of the 3PPs offers to pay for a certain item or service for a Customer, supplier or a Government Official. Gifts and hospitality can be a normal and healthy part of building business relationships, but 3PPs should never offer or accept gifts, payments or hospitality to encourage or reward a decision.

3PPs are hereby expected to be aware of the various principles set out in this Policy and shall give due consideration and respect thereto before offering or giving any GMET relating to its dealings with TIME Group, or on behalf of TIME Group.

3.2 Obligations of 3PP

3.2.1 General Obligation

3PPs shall be responsible for the following:

read, understand and adhere to this Policy;
read, understand and execute a declaration to conform to this Policy when engaging in business activities with TIME Group or on TIME Group’s behalf, as may be required from time to time and in the manner prescribed;
comply with of all applicable ABC Laws and regulations at all times;
participate in any due diligence activities as prescribed by TIME Group;
Attend the relevant training on anti-bribery and anti-corruption made available by TIME Group;
ensure that any sub-contractors appointed are made aware of this Policy; and
carry out any business activities for and on behalf of TIME Group and TIME Group in a professional and ethical manner at all times.

It is your responsibility to immediately report any acts or suspected acts of bribery and other forms of corrupt or unethical practices by the 3PPs to the C&E Officer in accordance with the Whistleblowing Policy.

If you are in doubt, you should contact the C&E Officer who should be able to provide guidance and advice to you.

3.2.2 Effective Management

3PPs are to develop, maintain and implement policies consistent with this Section and maintain appropriate management systems and documentation to demonstrate compliance with this Policy, and must provide the means by which violations of this Policy can be confidentially reported.

3.2.3 Third-Party Due Diligence

Where a relationship with a 3PP is to be established with TIME Group, the following rules must be complied with:

prior to entering into a formalised relationship with the 3PP, appropriate due diligence in accordance with TIME Group’s DDM must be performed by the relevant Employee responsible for engaging a third party for TIME Group to assess the integrity of the prospective business of the potential 3PP;
ensure that this ABC Policy is made aware to all External Stakeholders and 3PPs;
ensure that all External Stakeholders and 3PPs execute the Vendor Code of Conduct and any other documents as shall be prescribed by TIME Group prior to commencement of any business activities with TIME Group; and
TIME Group shall not enter into any business dealings with any Third Party which is reasonably suspected of engaging in bribery or improper business practices.

TIME Group performs on-going monitoring and manages the risk profile of existing 3PPs, by conducting the necessary key measures including:

Know-Your-Counterparty (KYC) update requirement: existing 3PPs (based on risks profile as determined by procurement function) are required to update their KYC information.
Payment to corporate accounts only: payments or advances are strictly prohibited from being made to personal accounts if the 3PP is a body corporate;
Review and approval for advance payments: any one-off advance payment to a 3PP made after the agreement is signed and before delivery of services or goods, must be reviewed and approved by the Management; and
Red flag response: Due diligence is required in the event of red flags or potential concerns arise during the term of the contract such as when there are changes to the beneficial owner or authorized person of the 3PP which may be associated with PEP; and any negative news or updates on the 3PP which may raise concerns on doing business with the 3PP.

3.3 Enforcement Provisions

Any non-compliance with this Section may result in the termination of the 3PPs business relationship with TIME Group including civil and criminal liabilities and other legal actions available under the laws.

3.3.1 Reviews & Audits

TIME Group may at any time review or audit a 3PP’s compliance with this Policy.

Where any review, audit or compliance audit is undertaken, the 3PP shall fully co-operate by providing information, documents, and access to staff, as TIME Group may reasonably require.

If after such a review or audit it is discovered that the 3PP is in breach of this Policy, TIME Group will take such action to discipline the 3PP, including terminating its engagement.

Any identified deficiencies must be corrected on a timely basis as directed by the C&E Officer at the 3PP’s cost.

3.3.2 Failure to Attend Training

A 3PP must attend the necessary training conducted by TIME Group in respect of this Policy.

If a 3PP repeatedly fails, neglects and/or refuses to attend training conducted by TIME Group in respect of this Policy, TIME Group may issue a written warning informing the Counter-Party that if he does not attend the next training, TIME Group will terminate the contract with the 3PP, and the 3PP will be held liable for damages arising therefrom.

3.3.3 Becoming Aware

If the 3PP becomes aware of a reasonable risk of a breach of this Policy (whether by Corporate Personnel or other 3PPs), the 3PP must notify the C&E Officer as soon as practicable.

4 OPERATIONAL MATTERS

4.1 Control Measures

4.1.1 Due Diligence

4.1.1.1 Principles & Approach

Prior to establishing any formalized relationship or renewing an existing relationship with a third party, due diligence process must be conducted in accordance with DDM to evaluate the potential bribery risk associated with a specific situation. This assessment will aid in making an informed decision on whether to proceed, postpone, or discontinue the relationship with the third party. In the event of any red flag (i.e suspicious factors) involving bribery or corruption or those specified in DDM is identified, it must be escalated to the C&E Office for further assessment.

Corporate Personnel are prohibited from entering into any transactions or dealings with External Stakeholders or third parties, until all identified red flags and risks encompassing financial, legal, corruption and reputational aspects, affecting TIME Group have been effectively mitigated and resolved.

The C&E Officer is responsible in designing, overseeing and advising on the implementation of due diligence process including developing and updating the DDM and other relevant guidelines and process. Employee responsible for engaging a third party for TIME Group is accountable for managing the bribery and corruption risk including implementing, executing and maintaining detailed records of the due diligence process as well as establishing Internal policies and procedures to ensure compliance.

4.1.1.2 3PP Due Diligence

The due diligence procedures implemented on 3PPs should be consistent across similar bribery risk levels. 3PPs flagged in TIME Group’s risk assessment reports will require higher due diligence applied to them.

Employee responsible in managing 3PPs including the procurement function must follow the following procedures when dealing with 3PPs:

perform a risk assessment using a risk-based approach;
undertake due diligence on the 3PP depending on the risk level;
preparing and maintaining appropriate written documentation of the due diligence and risk assessment performed; and
escalate the presence of any red flags immediately to C&E Officer in accordance with DDM and the rules as outlined In Sections 3.2.3 and 4.1.1.1 above.

4.1.1.3 Corporate Personnel in Certain Position

The due diligence process on prospective Corporate Personnel is conducted by People Division based on their proposed functions and corresponding bribery risk.

If the results indicate an unacceptable risk level, the relationship is terminated. If risk is acceptable, People Division shall identify and implement mitigating controls to further reduce the risk level and proceed with its standard procedures.

For existing Corporate Personnel eligible for promotion or transfer and based on established criteria sets by People, due diligence check will be carried out by People Division in accordance with People policies. All information is documented and retained.

The due diligence requirement for prospective and existing Corporate Personnel include;

deliberation of TIME’s ABMS during interview or onboarding;
verification on qualifications and references;
validation of any past conviction for bribery / fraud / corruption;
the appointment is not done in return for past or future help; and
relationship with public officials.

4.1.1.4 M&A and Special Projects

Depending on the outcome of the due diligence and risk level of the M&A and Special Project transactions, the project working committee will decide whether to continue or terminate the relationship with the target entity.

The project lead will document the action taken, continue with the project and retain documented information that describes:
1. the due diligence check carried out;
2. any action taken as a result of the check; and
3. the monitoring actions to be taken.

For more information on due diligence checklist and requirement for M&A and Special Projects, please refer to TIME Group’s DDM.

For specific transactions, projects and activities, the due diligence requirement includes the following:
1. examine its structure, nature and complexity;
2. assess the financing / payment arrangements;
3. evaluate the scope of engagement and available resources available;
4. investigate the involvement of the third parties and any connections to public officials;
5. appraise the competency of the parties involved; and
6. consider industry / press reports.

4.1.1.5 General Due Diligence Requirement and Scope

Whenever this Policy refers to the need to undertake prior due diligence, the key considerations and principles to be applied when conducting due diligence include the following:
1. extent and scope of the due diligence must be reasonable and proportionate;
2. understand the type of entity that we are dealing with and/or the activity to be undertaken;
3. understand the activities and assessing the risk of corruption or fraud;
4. details of other personal and business relationships the party has or may have with TIME, any Corporate Personnel, any Customer or any 3PP;
5. local market reputation through review of media or public sources available;
6. an interview with the relevant personnel where appropriate;
7. bankruptcy and/or liquidation, litigation searches from public records; and
8. the amount and type of information to be obtained, and the extent to which this information is verified, should increase when the corruption risk associated with the relationship is higher.

The C&E Officer may determine additional criteria to address specific risk areas from time to time.

4.1.1.6 Report

Upon completion of the due diligence, the C&E Officer shall provide his/her assessment of the suitability of such activity to be undertaken (i.e provision of donation/contribution, providing clearance to a GMET request, or engagement of third parties to act on behalf or in favour of TIME Group as a result from red flags escalation), together with a summary of the final due diligence report. The final due diligence report shall be made available if requested.

4.1.1.7 Records

Records of all due diligence and the final due diligence report shall be maintained for an appropriate period of time and in accordance with DDM.

4.1.1.8 Frequency

Due diligence may be undertaken periodically to determine if the corruption risk associated with the relationship has increased or decreased. How often and the extent that this is done is to be determined by the C&E Officer.

4.2 Systemic Review & Monitoring

4.2.1 Periodic Review of Policy

4.2.1.1 Objectives

Reviews are to be undertaken to assess the performance, effectiveness and efficiency of this Policy, and to determine what improvements are to be introduced.

4.2.1.2 Frequency

Reviews are to be done not less than every eighteen (18) months. However, the first review will be done on the first anniversary of the implementation of this Policy.

4.2.1.3 By Whom

Three (3) parties may conduct such a review:

the C&E Officer, who may engage external advisors to assist;
the Internal Audit Department; or
an independent expert engaged by the Audit Committee.

4.2.1.4 Conclusion of Review

A review report is to be submitted to the Audit Committee within thirty (30) days after completion, together with proposed changes to the Policy (if any).

The detailed changes to be made to the Policy, will be prepared by the C&E Officer, and must first be approved by the Audit Committee, and then by the Board of Directors before being published.

4.2.2 Monitoring of Compliance with Policy

4.2.2.1 Compliance Audit

The purpose of compliance audits is a form of monitoring of Corporate Personnel’s or 3PP’s performance in relation to the matters set out in this Policy, their understanding of the Policy and their adherence to the processes and practices that are specified or directed. The results shall be presented to the Audit Committee together with any recommendation in relation thereto by the person carrying out such audit.

4.2.2.2 Types

There are two (2) types of compliance audits:

surprise checks, which will be undertaken periodically by the C&E Officer; and
compliance audits which will be undertaken periodically by Internal Audit, without reference to the C&E Officer.

4.2.2.3 Frequency

Compliance audits may be undertaken as frequently as considered necessary and appropriate taking into consideration the degree of corruption risks and risk of non-compliance.

4.3 Reporting

4.3.1 Incident Reporting

It is the responsibility of all Corporate Personnel or officers of 3PP or Customer to immediately report any acts or suspected acts of bribery and other forms of corruption to the C&E Officer. Attempts or abetment of such acts may also be reported to the C&E Officer.

All incidents, howsoever arising, must be documented in accordance with ABC Form 1: Incident Report (see Annexure). This form is also digitally available in the ABC Portal which is accessible within DWMS.

All documentation must be submitted to and for review by the C&E Officer. If incidents are reported via TIME Group’s whistleblowing channel, the Internal Audit Department is to complete the Incident Report form via ABC Portal for submission to C&E Officer, and identify that it is made pursuant to the whistleblowing channel. The C&E Officer will assign a reference ID to each incident report received and acknowledge the receipt of the compliant.

Any person who has information or evidence of a breach of this Policy by Corporate Personnel, Customer or 3PP may avail themselves of TIME Group’s prevailing Whistleblowing Policy which is available at TIME’s Corporate Website and PEOPLE Policies (under PEOPLE Portal found in TIME Group’s Intranet).

All official complaints will be kept confidential and no disclosure will be made to any other person within TIME Group save for the Audit Committee. For further information, please refer to TIME Group’s Whistleblowing Policy at https://www.time.com.my/wp-content/uploads/pdf/general/20221124-v.07-TIME-Group-Principles-Whistleblowing.pdf.

4.4 Investigations

Any incident reported under this Policy, will be submitted to the Internal Audit Department for investigation and such incident will be thoroughly investigated and may result in appropriate disciplinary or other measures against the guilty party.

TIME Group will also not hesitate to report or escalate to an appropriate higher enforcement authority any actual or potential acts of corruption.

4.4.1 Commencement of Investigations

All investigations shall be undertaken by the investigation unit of the Internal Audit Department either on:

his/her own motion (due to becoming aware of the existence of a situation that warrants an investigation);
instruction from the Audit Committee or Board of Directors;
a referral by the Head of Internal Audit, as confirmed by the Chairman of the Audit Committee;
an Incident Report form being received through ABC Portal; or
an incident reported via TIME Group’s whistle blowing channel.

All investigations will be done confidentially, and all complaints lodged via whistleblowing channel will be investigated independently by the investigation unit of Internal Audit Department. The C&E Officer shall record all complaints lodged and the Internal Audit Department shall open an investigation file and assign the file an investigation reference number.

4.4.2 Use of External Personnel

The C&E Officer or Internal Audit Department may engage the services of external counsel, forensic accountants or private investigators as part of the investigation process.

4.4.3 Evidence Gathering

The investigation unit of Internal Audit Department may conduct confidential interviews with individuals in furtherance of any investigation. All documents, information or data relevant to the investigation, whether in the equipment belonging to TIME Group or the individual concerned is to be made available to the investigation unit. The investigation unit may take copies of the same, and date/time stamp the copies.

Corporate Personnel who fail to cooperate with such evidence gathering shall be liable to be dismissed, and employees of 3PPs or Customers who similarly fail, will cause the arrangement with the 3PPs or Customers to be terminated.

4.4.4 Completing an Investigation

Upon completion of an investigation, the C&E Officer will endorse Investigation Reports related to bribery or corruption prior to submission of the Investigation Report by the Investigation Unit to the Chair of the Audit Committee.

After deliberation by the Audit Committee, the Chair shall notify in writing the committee’s decision to the C&E Officer and Investigation Unit.

The C&E Officer is to communicate this decision to the relevant Corporate Personnel, their division heads and Head of People division.

4.5 Corruption Risk Assessment

A CRA is intended to identify weaknesses within TIME Group’s systems, processes or practices which may present opportunities for corruption to occur. It focuses on the potential for corruption, rather than the perception, existence or extent of corruption.

CRAs is an evaluation of the likelihood of corruption occurring and/or its impact should it occur.

4.5.1 Frequency of CRAs

CRA may be done:

periodically but not less than once every three (3) years;
when there is a change to applicable laws or regulations;
when circumstances of TIME Group’s business change; or
as and when determined by either the Audit Committee or the C&E Officer as necessary. If the Audit Committee decides to undertake a CRA, it shall notify the C&E Officer accordingly, and vice versa.

4.5.2 CRA Report & Actions

All CRA Reports are to be completed within ninety (90) days from commencement.
On submission of the CRA Report, the Audit Committee is to deliberate and advise the C&E Officer, on the steps or actions to be taken to remedy any weaknesses identified or strengthen existing processes or governance frameworks
The C&E Officer shall as soon as practicable, implement such steps and actions.

4.6 Training

4.6.1 Mandatory and Periodic Training

Every Corporate Personnel and 3PP shall be required to attend training in relation to this Policy at such time, frequency, format and conditions as may be determined by TIME Group.

4.6.2 3PP On-Boarding & Refresher Training

All new 3PPs must undergo an on-boarding to the Policy to be conducted by TIME Group and thereafter a refresher training at least once every eighteen (18) months.

4.6.3 Failure to Attend Training

Failure to attend training shall result in disciplinary action including but not limited to suspension, termination or cessation of contracts.

4.7 Records & Documentation

These documents or records are controlled to ensure they are readily available when required and are adequately protected. Documentation or records submitted or published under this Policy may be in hard copy or electronic versions, or in a format or system that preserves or ensures the integrity of the information.

4.8 Risk Register

A corruption risk register is to be developed and maintained by the C&E Officer. The corruption risk register will identify the business activities that are exposed to corruption risk, the location of those business activities, the local business conditions and customs, the corruption risk inherent in those activities, the estimate of the likelihood of the occurrence and the impact on TIME Group.

4.9 Compliance Office

A Compliance Office is established under this Policy for the purposes of carrying out and administering the full compliance of the Policy and shall be responsible for the establishment of any guidelines, or operating procedures relating processing of applications, risk assessments, investigations, record keeping and/or other activities contemplated hereunder.

To safeguard its effectiveness, the Compliance Office will function independently by reporting directly to the Board Audit Committee on matters concerning anti-bribery and corruption including this Policy, with administrative reporting to the Executive Director.

5 EFFECT OF NON-COMPLIANCE

5.1 General Effect of Non-Compliance

If you fail, neglect or refuse to comply with this Policy and any applicable ABC Laws and regulations, such failure, neglect or refusal will be deemed tantamount to a breach of this Policy, and you may be dismissed from employment forthwith. If you are a 3PP, your engagement with TIME Group will be terminated and no compensation will be payable. If you are a Customer, your agreement with TIME Group will be terminated and no compensation will be payable. Violating ABC policy may also lead to legal actions, investigations, and potential prosecution which consequently involve fines, penalties, or even imprisonment, depending on the severity of the non-compliance.

A lack of understanding of the Policy will not be an excuse for violating the Policy and neither is acting on instructions from your superior, head of department or any Director.

5.2 Effect of Failure to Comply Despite Advisory

If the Corporate Personnel does not comply with the formal advice given by the C&E Officer, regardless of whether the Corporate Personnel has a different opinion or does not agree with the advice of the C&E Officer, the Corporate Personnel shall be deemed to be in breach of this Policy.

In such circumstances, the Corporate Personnel may be subject to appropriate disciplinary proceedings and may be subject to such penalties as may be specified in the Employment Handbook.

5.3 Outcome of Investigation

If after an investigation is completed and it is reasonably believed that there is sufficient evidence of non-compliance with the Policy, the C&E Officer shall notify the Head of People division that the appropriate action should be taken against the applicable Corporate Personnel.

5.4 Penalty for Illicit Financial Gain

Should you be found guilty of breaching this Policy and any other ABC Laws and regulations, any financial benefit that was granted or paid by TIME Group to you (other than salary payments) are to be fully repaid or returned to TIME Group.

ABC Policy forms download

APPENDIX A : DECLARATION OF COMPLIANCE

ABC FORM 1 : INCIDENT REPORT

ABC FORM 2 : CONTRIBUTIONS OR DONATIONS

ABC FORM 3 : GOVERNMENT OFFICER TRAVEL ACKNOWLEDGEMENT FORM

ABC FORM 4 : FORM OF C&E CLEARANCE

ABC FORM 5 : VENDOR’s CONFLICT OF INTEREST DECLARATION FORM

V4 (dated 22 September 2024)

PENDAHULUAN

Ini adalah Polisi Integriti Perniagaan dan Anti-Rasuah TIME dotCom Berhad (“TIME”) (“Polisi”). Polisi ini membentangkan dasar dan prinsip am, garis panduan dan proses Kumpulan TIME (seperti yang ditakrifkan di bawah) untuk mengurangkan dan menghapuskan dedahan Kumpulan TIME terhadap risiko kelakuan yang menyalahi undang-undang berkaitan dengan penyogokan dan rasuah.

Garis panduan ini merangkumi aspek anti-penyogokan dan anti-rasuah, tatacara am perniagaan dan kewajipan pihak ketiga yang dilantik oleh Kumpulan TIME berlandaskan Kod Tatakelakuan kami.

Polisi ini mematuhi undang-undang anti-penyogokan yang berkenaan di Malaysia (“Undang-undang ABC”) terutamanya Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009 (dipinda 2018) dan amalan rasuah yang masing-masing diliputi di bawah Akta termasuk:

Seksyen 16 dan 17: Menerima atau Memberi Suapan;
Seksyen 17A: Kesalahan oleh Organisasi Komersial (atau lebih lazim dikenali sebagai peruntukan Liabiliti Korporat dalam Akta SPRM);
Seksyen 18: Tuntutan palsu dengan niat untuk memperdayakan prinsipal; dan
Seksyen 23: Menyalahgunakan jawatan untuk suapan bagi badan awam.

Di samping itu, Polisi ini adalah seiring dengan garis panduan amalan terbaik anti-penyogokan, iaitu Garis Panduan Tatacara Mencukupi dan MS ISO 37001 ABMS (2016).

SIAPAKAH YANG TERTAKLUK KEPADA POLISI INI?

Polisi ini adalah terpakai kepada (tidak kiralah di mana mereka berada atau bermastautin):

Semua Pekerja, pengurusan, pengarah (eksekutif dan bukan eksekutif) Kumpulan TIME, dan Polisi ini berfungsi sebagai tambahan pada Buku Panduan Pekerja;
Semua perunding, penasihat, penyedia perkhidmatan, pembekal, vendor, kontraktor, ejen kami atau pihak ketiga yang dilantik oleh kami atau mana-mana pekerja, kontraktor, pengurus kanan atau pengarah mereka (“3PP”), dan penekanan tambahan diberikan terhadap peruntukan yang dibentangkan di dalam Seksyen 3; dan
Semua pelanggan kami atau mana-mana pekerja, pengurus kanan atau pengarah mereka (tidak terhad kepada penandatangan sah mereka) (“Pelanggan”) yang melanggan perkhidmatan tertentu yang disediakan oleh Kumpulan TIME.
Semua Pekerja, termasuk pengarah, hendaklah menandatangani dan mengakui Deklarasi Pematuhan (dilampirkan sebagai Lampiran A) yang mengesahkan bahawa mereka telah membaca, memahami dan akan mematuhi Polisi ABC ini. Deklarasi ini hendaklah didokumenkan dan disimpan oleh Bahagian Modal Insan.

NILAI MURNI DAN KEPERCAYAAN KAMI

Prinsip utama yang membentuk asas Polisi ini adalah:

“Integriti Mengatasi Segalanya”

Ini merupakan nilai murni yang disemai dalam setiap seorang daripada kita. Kami berhasrat untuk memupuk budaya di mana semua pemegang kepentingan dalaman dan luaran kami berkelakuan dengan jujur, yang mencerminkan bahawa kami tidak akan sekali-kali bertoleransi terhadap kelakuan penyogokan dan rasuah.

APAKAH PENYOGOKAN?

Penyogokan adalah suatu jenis rasuah. Ditakrifkan secara amnya sebagai satu tindakan menawarkan, memberikan, menerima atau meminta sesuatu yang bernilai (contohnya wang atau maklumat) dalam percubaan untuk dengan salah mempengaruhi tindakan atau keputusan seseorang yang memegang jawatan amanah di dalam sesebuah organisasi.

APAKAH RASUAH?

Rasuah membawa definisi yang lebih luas berbanding dengan penyogokan. Rasuah secara amnya melibatkan penyalahgunaan jawatan atau kedudukan atau kuasa, untuk keuntungan peribadi atau penyalahgunaan jawatan untuk membantu orang lain dengan secara langsung atau tidak langsung menawarkan, memberikan, menerima atau menjanjikan sesuatu yang bernilai atau suatu suapan (yang mungkin berbentuk kewangan atau bukan kewangan) dengan niat untuk mempengaruhi keputusan perniagaan atau mendapatkan kelebihan perniagaan yang tidak wajar.

BAGAIMANAKAH UNTUK MENGENAL PASTI SOGOKAN ATAU RASUAH?

“Jika naluri menyatakan salah, kemungkinan besar adalah salah.”

Polisi ini memperteguhkan komitmen Kumpulan TIME untuk menunjukkan bahawa tiap dan setiap Pekerja menanggung kewajipan fidusiari untuk bertindak demi kepentingan Kumpulan TIME dan justeru, menuntut agar kita mendukung tahap integriti dan tadbir urus yang tertinggi dalam perilaku kita. Seorang fidusiari adalah seseorang yang berakujanji untuk bertindak untuk atau bagi pihak orang lain, sama ada secara am atau khusus; dan tidak kiralah sama ada orang tersebut terikat secara kontrak untuk berbuat demikian.

Kumpulan TIME beriltizam dan berjanji untuk:-

Melaksanakan perniagaan dalam cara yang jujur dan beretika, bertindak dengan adil dan dengan integriti dalam semua urusan perniagaan dan pengawalseliaan;
Mematuhi dan mendukung undang-undang berkaitan dengan pencegahan penyogokan dan rasuah di dalam semua bidang kuasa di mana kami beroperasi.

Anda bertanggungjawab untuk membaca, memahami dan mematuhi Polisi ini dengan ketat.

Tindakan melibatkan diri dalam amalan rasuah atau penyogokan boleh membawa akibat yang serius terhadap Kumpulan TIME dan kepada diri anda, yang turut menjangkaui hukuman jenayah seperti penjara dan denda. Tindakan atau persepsi mengenai penglibatan dalam kelakuan sedemikian juga membawa risiko kerosakan pada reputasi dan kerugian kewangan kepada Kumpulan TIME.

Perhatian anda dirujuk kepada Seksyen 5 Polisi ini yang menjelaskan akibat/kesan dari ketidakpatuhan Polisi ini. Akibat tersebut adalah termasuk, tetapi tidak terhad kepada, pemberhentian kerja serta-merta atau penamatan kontrak, serta pendedahan kepada liabiliti sivil dan jenayah.

Anda bertanggungjawab untuk melaporkan sebarang pelanggaran, sama ada pelanggaran yang sebenar, yang disyaki atau yang diancam, terhadap Polisi ini atau prinsip-prinsip yang membentuk asasnya, dan mana-mana orang yang membuat laporan sedemikian dijamin akan diberikan perlindungan yang sama seperti yang dibentangkan di dalam Polisi Pendedahan Maklumat.

Mana-mana Pekerja tidak akan dikenakan tindakan balas atau diskriminasi atau tatatertib (contohnya penurunan pangkat, penalti, atau akibat lain yang mudarat) kerana melaporkan, dengan niat baik, pelanggaran atau pelanggaran yang benar-benar disyaki terhadap Polisi ini atau kerana enggan melibatkan diri dalam aktiviti yang tidak konsisten dengan kewajipan fidusiari kita, meskipun jika keengganan tersebut mungkin menyebabkan TIME atau Kumpulan TIME mencatat penurunan pada keuntungannya.

Meskipun Polisi ini ditulis dalam cara yang mudah dibaca, langkah pelaksanaannya mungkin tidak sentiasa dapat dilakukan dengan mudah. Jika anda mempunyai apa-apa keraguan pada bila-bila masa, sila hubungi Pegawai C&E Kumpulan TIME di abc@time.com.my atau portal ABC yang boleh diakses di dalam ‘Document Workflow Management System’ (“DWMS”) untuk bantuan dan bimbingan lanjut.

Singkatan dan Definisi

Kata-kata dan ungkapan-ungkapan berikut yang digunakan di dalam Polisi ini membawa maksud-maksud yang ditetapkan, kecuali konteks menghendaki sebaliknya:

3PP atau Penyedia Pihak Ketiga atau Pihak Ketiga	bermaksud pembekal, penyedia, vendor, pemberi lesen hak harta intelek, kontraktor, ejen, broker, rakan rujukan, perunding, penjual semula, rakan nilai ditambah, wakil atau pihak ketiga lain yang dilantik oleh Kumpulan TIME termasuk pekerja, kontraktor, pengurus kanan atau pengarah mereka masing-masing;
Polisi ABC atau Polisi	bermaksud Polisi anti-penyogokan dan anti-rasuah ini, dan sebarang dan semua pindaan, dan semakan padanya;
ABMS	bermaksud sistem atau proses pengurusan anti-penyogokan
Pegawai C&E	bermaksud ‘Pegawai Pematuhan & Etika’ dan bermaksud orang yang bertanggungjawab untuk melaksanakan dan mengimplementasi Polisi ini;
Kelulusan C&E atau Kelulusan	bermaksud kenyataan atau petunjuk oleh Pegawai C&E secara bertulis/melalui Portal ABC bahawa beliau tidak mempunyai bantahan terhadap sebarang tindakan yang dicadangkan di bawah Polisi ini;
Pejabat Pematuhan	bermaksud jabatan yang diketuai oleh Pegawai C&E;
Kakitangan Korporat, Pekerja atau Anda	bermaksud Pekerja, pengurusan kanan dan /atau pengarah eksekutif, bukan eksekutif dan bebas TIME dan sebarang entiti korporat Kumpulan TIME;
CRA	bermaksud penilaian risiko rasuah yang dibentangkan di dalam Seksyen 4.5;
Pelanggan	bermaksud pihak yang melanggan perkhidmatan tertentu yang disediakan oleh Kumpulan TIME dan mana-mana pekerja, kontraktor, pengurus kanan atau pengarah pihak tersebut;
Buku Panduan Pekerja	bermaksud Buku Panduan Pekerja TIME Versi 2020 dan termasuk sebarang pindaan, perubahan atau modifikasi yang mungkin dibuat dari semasa ke semasa;
Pihak Berkepentingan Luaran	hendaklah termasuk pelanggan sebenar dan bakal pelanggan, pembekal, pengedar, ejen, penasihat, perantara atau penyedia perkhidmatan yang terlibat dalam aktiviti perniagaan dengan Kumpulan TIME; dan badan kerajaan dan awam, termasuk penasihat, wakil dan pegawai mereka, ahli politik, dan pihak awam yang mempunyai urusan perniagaan dengan Kumpulan TIME;
GMET	bermaksud suatu tatacara am perniagaan di mana satu pihak menawarkan untuk membuat pembayaran untuk 3PP, Pelanggan atau Pegawai Kerajaan dan mungkin dalam bentuk hadiah, makanan, keraian atau perjalanan, seperti yang dibentangkan di dalam Seksyen 2;
Kerajaan	termasuk kerajaan tempatan, daerah, wilayah, dan / atau kebangsaan, cabang perundangan, kehakiman dan eksekutif dalam Kerajaan, dan perkhidmatan awam;
Pegawai Kerajaan	termasuk mana-mana pegawai atau Pekerja Kerajaan, perusahaan milik Kerajaan, agensi Kerajaan atau pihak berkuasa pengawalseliaan, mana-mana calon politik atau ahli parti politik, mana-mana organisaasi antarabangsa awam, mana-mana pegawai atau pekerja organisasi antarabangsa awam (contohnya Persatuan Bangsa-bangsa Bersatu, Bank Dunia), atau mana-mana orang yang bertindak dalam kapasiti rasmi untuk atau bagi pihak mana-mana yang disebut sebelum ini;
Suapan	termasuk tetapi tidak terhad kepada wang, derma, hadiah, pinjaman, fi, ganjaran, cagaran bernilai, kesabaran, pertolongan, akujanji, harta atau kepentingan dalam harta tidak kira deskripsinya sama ada alih atau tak alih, faedah kewangan, atau sebarang kelebihan lain kepada seseorang atau suatu entiti;
Laporan Penyiasatan	bermaksud laporan yang dikeluarkan oleh Jabatan Audit Dalaman kepada Pengerusi Jawatankuasa Audit mengenai keputusan sesuatu penyiasatan dan jalan tindakan yang disyorkan;
Pengurusan	bermaksud pengurusan kanan TIME;
Orang Yang Terdedah Secara Politik atau PEP	bermaksud seseorang yang sama ada memegang jawatan penting di dalam Kerajaan atau telah diamanahkan dengan fungsi awam, pengawalseliaan atau eksekutif, dan termasuk mana-mana calon politik, individu atau syarikat berkaitan politik yang boleh mempengaruhi proses membuat keputusan oleh Pegawai Kerajaan (termasuk mengenakan, secara langsung atau tidak langsung, pengaruh tidak wajar terhadap Pegawai Kerajaan tersebut);
Kumpulan TIME	Termasuk TIME dotcom Berhad dan anak-anak syarikatnya;
TIME	bermaksud TIME dotCom Berhad (No. Pendaftaran Syarikat 199601040939 / 413292-P); dan
Polisi Pendedahan Maklumat	bermaksud Polisi pendedahan maklumat yang diterbitkan oleh Bahagian MODAL INSAN, TIME.

1.0 Polisi Anti-Penyogokan & Rasuah (ABC)

1.1 Peraturan Am

Kumpulan TIME menguatkuasakan polisi yang sama sekali tidak bertoleransi dengan penyogokan dan / atau rasuah, meskipun jika ini menyebabkan Kumpulan TIME kehilangan perniagaan atau kelebihan komersial. Sebarang pelanggaran, percubaan untuk melanggar atau perbuatan bersubahat untuk melanggar larangan yang dinyatakan di dalam Polisi ini akan dianggap sebagai ketidakpatuhan dengan Polisi ini dan boleh dikenakan tindakan tatatertib dan / atau tindakan lain yang dibentangkan di dalam ini.

1.2 Tindakan Yang Dilarang

1.2.1 Suapan

1.2.1.1 Larangan terhadap Memberikan atau Menawarkan Suapan

Kakitangan Korporat, Pelanggan dan 3PP DILARANG DARIPADA memberikan atau menawarkan sebarang Suapan, sama ada secara langsung atau tidak langsung, kepada mana-mana orang, Pegawai Kerajaan, PEP atau entiti, termasuk tetapi tidak terhad kepada mana-mana pelanggan atau bakal pelanggan (atau pekerja atau pegawai mereka), parti politik, calon untuk jawatan politik atau mana-mana perantara, seperti ejen, peguam atau perunding, dengan niat untuk memperoleh perniagaan atau kelebihan untuk Kumpulan TIME.

1.2.1.2 Larangan terhadap Menerima Suapan

Kakitangan Korporat DILARANG DARIPADA menerima sebarang Suapan daripada sesiapa pun jua, sama ada secara langsung atau tidak langsung, untuk mendapatkan kelebihan atau perniagaan untuk pemberi Suapan atau untuk pihak ketiga, daripada mana-mana orang atau entiti yang bertujuan untuk, atau yang mungkin dianggap sebagai bertujuan untuk:

mempengaruhi tindakan atau keputusan rasmi oleh orang tersebut;
mendapatkan atau mengekalkan perniagaan atau kelebihan perniagaan untuk, atau menujukan perniagaan kepada, penawar sogokan dan/atau mana-mana entiti yang diwakili olehnya; dan / atau
mendapatkan sebarang kelebihan tidak wajar untuk penawar sogokan dan/atau mana-mana entiti yang diwakili olehnya.

1.2.2 Membeli Pengaruh

1.2.2.1 Larangan terhadap Membeli Pengaruh

Tindakan membeli, atau memasuki suatu perkiraan untuk mendapatkan pengaruh daripada seseorang yang berada dalam kedudukan berpengaruh agar menggunakan pengaruh peribadinya untuk mendapatkan faedah untuk Kumpulan TIME sebagai balasan bagi Kumpulan TIME membayar fi kepada orang tersebut (sama ada tunai atau dalam bentuk barang) adalah DILARANG.

1.2.3 Pembayaran kepada Pegawai Kerajaan & Orang Yang Mempunyai Kaitan Politik

1.2.3.1 Larangan Am

Sebarang dan semua Suapan yang dibuat, diberikan kepada atau diterima daripada Pegawai Kerajaan atau PEP atau ahli-ahli keluarga mereka, untuk mempengaruhi proses membuat keputusan oleh Pegawai Kerajaan atau PEP tersebut atau untuk melaksanakan pengaruhnya terhadap proses membuat keputusan supaya Kumpulan TIME boleh mendapatkan atau mengekalkan perniagaan atau mendapatkan atau mengekalkan kelebihan adalah DILARANG.

1.2.4 Pembayaran Pemudahan

Pembayaran pemudahan kepada mana-mana Pegawai Kerajaan, PEP, orang, entiti atau badan yang menguntungkan atau memanfaatkan Kumpulan TIME adalah DILARANG. Larangan ini dikenakan tidak kiralah sama ada pembayaran bertujuan untuk memudahkan atau pempercepatkan suatu proses di mana benefisiari akhirnya adalah Kumpulan TIME.

Kumpulan TIME mengutamakan keselamatan kami dan juga pihak ketiga kami. Dalam keadaan luar biasa jika anda berdepan dengan situasi melibatkan tuntutan untuk rasuah atau pemerasan di mana anda bimbangkan keselamatan diri anda atau keselamatan diri orang lain, anda mungkin tidak ada pilihan lain tetapi terpaksa membuat atau menawarkan pembayaran; ini dirujuk sebagai pembayaran di bawah dures dan mungkin mempunyai pembelaan di sisi undang-undang. Transaksi ini dipantau dengan rapi dan memerlukan dokumen yang wajar. Perlu diingat bahawa sebarang pembayaran yang berulang-ulang, sistemik, atau diterima sebagai sebahagian daripada amalan perniagaan standard tidak layak dianggap sebagai pembayaran di bawah dures dan adalah benar-benar DILARANG.

Apabila berdepan dengan risiko ini, panduan berikut akan dikenakan:

Laporkan perkara tersebut kepada C&E dan pihak berkuasa yang berkenaan (jika sesuai) secepat yang mungkin;
Rekodkan pembayaran (transaksi) jika pembayaran telah dibuat; dan
Rekodkan dan dokumenkan semua butir-butir yang berkenaan, contohnya butir-butir pihak yang meminta, kronologi peristiwa dll

Tindakan oleh C&E:

dengan serta-merta memaklumkan Audit Dalaman supaya menyiasat perkara tersebut. Audit Dalaman hendaklah menilai risiko keselamatan diri iaitu berlakunya tindakan balas, pemerasan atau tuntutan pada masa hadapan, dan menentukan sama ada pelan mitigasi diperlukan. Bantuan daripada badan luaran juga boleh dipertimbangkan, bergantung kepada tahap risiko.
merekodkan sebarang pembayaran yang dibuat bagi tujuan perakaunan; dan
melaporkan perkara ini kepada pihak berkuasa yang berkenaan (jika sesuai).

1.2.5 Membeli Maklumat untuk Mendapatkan Kelebihan Persaingan

1.2.5.1 Peraturan Am

Suapan tidak boleh diberikan, ditawarkan atau dipersetujui akan diberikan kepada suatu pihak ketiga atau seorang Pekerja atau ejen bakal pelanggan atau pelanggan sedia ada sebagai balasan bagi maklumat yang akan memberikan kelebihan persaingan kepada Kumpulan TIME terhadap pesaingnya dalam sebarang proses bidaan atau tender.

1.2.6 Pengubahan Wang Haram dan Pencegahan Pembiayaan Keganasan

1.2.6.1 Peraturan Am

Jika seseorang Kakitangan Korporat mempunyai sebab untuk mempercayai bahawa sebarang aktiviti atau permintaan yang dibuat mengandungi unsur-unsur atau mewujudkan perasaan syak yang munasabah mengenai penyembunyian aktiviti haram melalui aktiviti sah yang jatuh ke dalam definisi atau deskripsi pengubahan wang haram (atau sebarang aktiviti jenayah yang serupa dan termasuk percubaan untuk melakukannya dan / atau perubatan bersubahat), kakitangan tersebut hendaklah melaporkan sebarang perasaan syak tersebut kepada Pegawai C&E.

Jika wujud keraguan atau jika sebarang aktiviti atau transaksi yang mencurigakan telah diperhatikan, Pekerja atau 3PP hendaklah dengan serta-merta memaklumkan pengurus pekerja dan Pegawai C&E.

1.3 Sumbangan atau Derma

1.3.1 Sumbangan atau Derma

1.3.1.1 Peraturan Am

Kumpulan TIME boleh memberikan bantuan sama ada secara tunai atau dalam bentuk barang kepada pertubuhan bukan berasaskan keuntungan yang sah atau entiti kebajikan berdaftar yang tidak mempunyai kaitan politik, tanpa sebarang harapan/jangkaan untuk menerima nilai yang setara sebagai balasan, DENGAN SYARAT:

semua sumbangan amal hendaklah dibuat selaras dengan garis panduan derma Kumpulan TIME;
langkah penilaian wajar selaras dengan Buku Panduan Penilaian Wajar TIME (“DDM”) telah berjaya disempurnakan; dan
kelulusan daripada pihak Pengurusan dan C&E hendaklah diperolehi sebelum meneruskan dengan sebarang acara atau sumbangan atau derma. Maklumat yang diperlukan bagi tujuan kelulusan tersebut dinyatakan di dalam Lampiran (ABC Borang 2).

Inisiatif derma mungkin boleh datangnya dari dalam Kumpulan TIME atau melalui permintaan yang diterima daripada pihak luar.

Derma yang dibuat dalam kapasiti peribadi tidak akan dibayar balik oleh Kumpulan TIME dan tidak akan dianggap sebagai dibuat oleh atau bagi pihak atau memihak kepada Kumpulan TIME.

Sumbangan amal atau derma, sama ada secara tunai, dalam bentuk barang atau melalui sebarang cara lain, untuk menyokong mana-mana parti politik, ahli politik atau calon untuk jawatan politik atau pentadbiran, atau untuk menderma kepada badan amal yang disyorkan oleh seorang Pegawai Kerajaan atau PEP adalah sama sekali DILARANG kerana ini boleh dianggap sebagai satu percubaan untuk mendapatkan kelebihan tidak wajar bagi pihak Kumpulan TIME.

1.3.1.2 Proses Semakan untuk Sumbangan Amal dan Derma

Semua orang yang terlibat bertanggungjawab untuk memastikan bahawa sebarang sumbangan atau derma yang dicadangkan akan dibuat adalah sah dan beretika di bawah undang-undang dan amalan tempatan.
Pegawai C&E hendaklah melaksanakan langkah penilaian wajar untuk memastikan bahawa sumbangan atau derma tidak dibuat selaras dengan permintaan yang menyalahi undang-undang atau tidak wajar, dan bahawa pemilihan badan amal adalah sahih dan bona fide. C&E juga akan memastikan sama ada pemegang-pemegang jawatan di badan amal tersebut mempunyai reputasi melakukan penyogokan atau kelakuan jenayah yang serupa atau mempunyai hubungan dengan projek atau pelanggan Kumpulan TIME.
Sumbangan:
1. tidak boleh bertujuan untuk mempengaruhi atau boleh dengan munasabah dianggap sebagai penyogokan untuk mempengaruhi suatu tender atau keputusan lain yang memihak kepada Kumpulan TIME; dan
2. tidak harus dibuat pada waktu yang sensitif seperti sebaik sahaja sebelum atau selepas sesuatu tender diumumkan atau semasa rundingan kontrak. Rekod penilaian wajar hendaklah cukup jelas dan terperinci, dan disimpan oleh Pegawai C&E.
Sekiranya Pegawai C&E berpuas hati, beliau boleh mengeluarkan Kelulusan C&E. Kelulusan oleh Pegawai C&E hanyalah untuk sumbangan atau derma khusus, dan tidak boleh dianggap sebagai suatu kelulusan am.
Derma hendaklah dibuat dalam suatu acara awam yang telah mengeluarkan permintaan terbuka kepada orang ramai untuk mendapatkan sumbangan atau derma, dan jumlah sumbangan atau derma oleh Kumpulan TIME hendaklah berpatutan dan munasabah, dan seiring dengan sumbangan atau derma oleh penderma lain.
Semua pembayaran sumbangan dan derma hendaklah didokumenkan dengan tepat dan sesuai dengan butir-butir yang munasabah.

1.4 Penajaan

1.4.1 Penajaan

1.4.1.1 Peraturan Am

Penajaan hanya dibenarkan jika wujud sebab-sebab perniagaan yang jelas untuk berbuat demikian dan bagi matlamat yang khusus (contohnya untuk mempromosi reputasi, jenama, produk dan perkhidmatan Kumpulan TIME). Langkah-langkah munasabah perlu diambil selaras dengan dasar, prosedur dan garis panduan Kumpulan TIME untuk menentusahkan bahawa setiap penajaan bukan merupakan pembayaran yang menyalahi undang-undang kepada PEP atau mana-mana individu atau entiti dengan melanggar dasar, prosedur dan garis panduan Kumpulan TIME termasuk Polisi ABC ini.

Kumpulan TIME boleh menyertai dan memberikan penajaan untuk terus mempromosi perniagaan TIME, melalui promosi dan kesedaran jenama, DENGAN SYARAT:

penajaan tidak dibuat untuk mendapatkan sebarang kelebihan tidak wajar atau mengekalkan sebarang perhubungan perniagaan;
penilaian wajar selaras dengan DDM TIME telah berjaya disempurnakan; dan
kelulusan daripada Pengurusan dan C&E mesti diperolehi sebelum meneruskan dengan apa-apa penajaan. Maklumat yang diperlukan dan dikehendaki untuk kelulusan dibentangkan di dalam Lampiran (ABC Borang 2).

1.5 Tanggungjawab Sosial Korporat

1.5.1 Tanggungjawab Sosial Korporat (CSR)

1.5.1.1 Peraturan Am

Kumpulan TIME boleh dengan sukarela melakukan aktiviti CSR untuk memastikan kemampanan masyarakat dan alam sekitar dengan organisasi yang sah dan penerima yang berhak, DENGAN SYARAT:

aktiviti CSR hendaklah diteliti dan dinilai dengan rapi untuk memastikan kesahannya dan hendaklah dilakukan selaras dengan dasar, prosedur dan garis panduan Kumpulan TIME termasuk garis panduan derma untuk memastikan bahawa tujuan yang dirancang berjaya dicapai, dan faedah diberikan kepada penerima yang dirancang;
penilaian wajar selaras dengan DDM TIME telah berjaya disempurnakan dan khususnya, untuk memastikan sama ada terdapat mana-mana PEP yang mempunyai kaitan dengan organisasi tersebut; dan
kelulusan daripada Pengurusan dan C&E mesti diperolehi sebelum meneruskan dengan aktiviti CSR. Maklumat yang diperlukan dan dikehendaki untuk mendapatkan kelulusan tersebut dinyatakan di dalam Lampiran (ABC Borang 2).

1.6 Pelantikan Perantara Pihak Ketiga

1.6.1 Pelantikan Perantara Pihak Ketiga

1.6.1.1 Peraturan Am

Ejen atau perantara pihak ketiga tidak boleh dilantik bagi sebarang tujuan apa sekalipun kecuali pelantikan sedemikian diperlukan atas alasan-alasan perniagaan yang dikemukakan dan diluluskan oleh pihak Pengurusan serta memenuhi syarat-syarat di bawah dan seperti yang dinyatakan di dalam Seksyen 1.6.1.2:

penilaian wajar selaras dengan DDM TIME berjaya disempurnakan; dan
kelulusan C&E diperoleh sebelum pelantikan dibuat, dan jika berkenaan, alasan-alasan perniagaan bagi pelantikan ejen atau perantara yang telah dikemukakan serta diluluskan oleh pihak Pengurusan hendaklah ditunjukkan kepada Pegawai C&E.

1.6.1.2 Syarat-syarat Pelantikan

Syarat-syarat berikut perlu dipatuhi sebelum penggunaan ejen atau perantara dibenarkan.

alasan-alasan perniagaan bagi pelantikan ejen atau perantara yang dikemukakan dan diluluskan oleh pihak Pengurusan hendaklah dilihat oleh Pegawai C&E, atau pembentangannya hendaklah melibatkan Pegawai C&E;
pelantikan ejen atau perantara hendaklah bagi tujuan khusus dan bagi tempoh yang ditetapkan, dan mungkin tertakluk kepada semakan tahunan. Jika ejen/perantara dilantik, setiap tempoh kontrak walau apa pun tidak boleh ditandatangani bagi tempoh melebihi 3 tahun;
Pegawai C&E melaksanakan penilaian wajar terhadap ejen atau perantara dan apabila selesai penilaian wajar, Pegawai C&E menyerahkan kepada Jawatankuasa Audit dapatan dan syornya (hanya dikenakan terhadap perantara/ejen selain daripada Pengedar atau Rakan Nilai Tambah TIME);
Sekiranya Pegawai C&E mengesyorkan agar ejen atau perantara dilantik, satu perjanjian yang sah dan mengikat hendaklah disempurnakan antara pihak-pihak yang berkenaan, yang mengandungi terma-terma yang dengan nyata melarang amalan penyogokan atau rasuah serta turut juga menetapkan perlindungan dan keperluan lain demi melindungi Kumpulan TIME daripada sebarang dakwaan atau tindakan berkaitan salah laku.

1.7 Pembayaran Fi atau Komisyen kepada Pihak Ketiga

1.7.1 Pembayaran Fi atau Komisyen kepada Pihak Ketiga

1.7.1.1 Peraturan Am

Jika seorang Kakitangan Korporat menerima permintaan daripada seorang pegawai atau pekerja Pelanggan atau bakal Pelanggan, sama ada untuk pembayaran fi atau komisyen kepada pihak ketiga jika kontrak diberikan kepada Kumpulan TIME atau pelantikan pihak ketiga sebagai penjual semula Kumpulan TIME dan untuk menyalurkan kontrak jika kontrak diaward kepada Kumpulan TIME melalui penjual semula tersebut, perkiraan dan pembayaran fi atau komisyen tersebut adalah DILARANG kecuali:

penilaian wajar selaras dengan DDM TIME telah berjaya disempurnakan; dan
kelulusan daripada Pengurusan dan C&E mesti diperolehi sebelum sebarang pembayaran boleh dibuat kepada pihak ketiga.

1.7.1.2 Syarat-syarat

Perkiraan atau pembayaran tersebut mungkin dibenarkan jika:

permintaan dibuat secara bertulis dan ditandatangani oleh Kakitangan Korporat yang membuat permintaan;
permintaan dikemukakan kepada Pegawai C&E oleh Kakitangan Korporat dalam masa lima (5) hari bekerja selepas dibuat;
Pegawai C&E melakukan dan menyelesaikan langkah penilaian wajar terhadap penerima untuk menentukan kesahihan dan kewajarannya;
Pegawai C&E memaklumkan Pengerusi Jawatankuasa Audit mengenai permintaan tersebut, dan syor oleh Pegawai C&E, dan Pengerusi tiada bantahan; dan
perkiraan tersebut didokumenkan dengan wajar dan terma-termanya dipersetujui oleh Pegawai C&E.

1.8 Penggabungan, Pengambilalihan dan Pelaburan

1.8.1 Penggabungan, Pengambilalihan dan Pelaburan

1.8.1.1 Peraturan Am

Kumpulan TIME melabur, memperoleh, bercantum dan mempergunakan pelbagai bentuk pelaburan demi memperluaskan jangkauannya kepada perniagaan, kawasan geografi dan negara yang baharu. Langkah sedemikian mendedahkan Kumpulan TIME kepada risiko kemungkinan berlakunya fraud, penyogokan dan rasuah. Oleh itu, sebelum melakukan sebarang langkah penggabungan, pengambilalihan, penyahlaburan atau pelaburan (M&A), Pekerja Kumpulan TIME hendaklah memastikan:

penilaian wajar selaras dengan DDM TIME telah berjaya disempurnakan berdasarkan tahap risiko berkaitan dengan setiap Projek M&A. Penilaian wajar ini akan dilakukan sebelum dan, jika perlu, selepas siapnya Projek M&A; dan
bahawa syarikat sasaran untuk penggabungan, pengambilalihan atau pelaburan mempunyai polisi dan prosedur yang bersamaan dengan semua Polisi dan prosedur Kumpulan TIME yang berkuat kuasa.

2.0 Tatacara Am Perniagaan

2.1 Peraturan Am

Tatacara am perniagaan melibatkan penawaran untuk membayar perbelanjaan seperti hadiah, makanan, keraian atau perjalanan (“GMET”) untuk pelanggan, pembekal atau Pegawai Kerajaan sebagai sebahagian daripada usaha menjalin perhubungan perniagaan.

Kumpulan TIME secara amnya tidak menggunakan cara sedemikian untuk menpengaruhi keputusan, kedua-duanya dari segi menawarkan dan menerima GMET dan mengharapkan perilaku yang sama daripada Pemegang Kepentingan Luar.

Kumpulan TIME menghormati perbezaan budaya di dalam pelbagai negara dan sekaligus turut mendukung Polisi kami dengan melaksanakan sikap berjaga-jaga dan pertimbangan yang wajar. Kumpulan TIME akan sentiasa bertindak berpandukan Prinsip-prinsip Mandatori yang digariskan di bawah, sebelum menawarkan atau menerima GMET.

Prinsip-prinsip ini malah akan dikenakan dalam situasi di mana anda membuat pembayaran untuk makanan, keraian atau perjalanan, atau memberikan hadiah bagi tujuan perniagaan Kumpulan TIME dan tidak merancang untuk meminta atau menuntut pembayaran balik daripada Kumpulan TIME.

2.2 Prinsip-prinsip Mandatori Berkaitan dengan GMET

Kakitangan Korporat dan 3PP hendaklah mematuhi prinsip-prinsip mandatori berikut untuk GMET:

Pematuhan Undang-undang, Peraturan dan Polisi yang berkuat kuasa.
Anda hendaklah mematuhi undang-undang tempatan yang berkuat kuasa secara tersurat dan tersirat (khususnya undang-undang berkaitan dengan anti-penyogokan dan / atau anti-rasuah) apabila menawarkan atau menyediakan GMET. Begitu juga dengan peraturan sampingan, dasar dan garis panduan dalaman lain termasuk DDM.
Ketekalan. GMET hendaklah konsisten dengan undang-undang dan peraturan kedua-dua negara, iaitu negara orang yang memberikan tawaran serta negara orang yang menerimanya.
Tujuan Perniagaan. GMET mestilah bagi tujuan yang sah, seperti untuk mempromosi, menunjukkan atau menerangkan perkhidmatan, rangkaian, perniagaan atau kedudukan Kumpulan TIME.
Tiada Pengaruh Tidak wajar. Pemberian GMET kepada penerima TIDAK BOLEH mengenakan sebarang kewajipan ke atas penerima atau dengan niat menjejaskan kesaksamaan penerima apabila membuat keputusan yang menjejaskan Kumpulan TIME, pihak satu lagi atau diri anda. Niat atau tujuan GMET hendaklah semata-mata untuk membina perhubungan perniagaan menurut batas-batas tatacara yang lazim.
Penentuan Masa. GMET tidak boleh diberikan atau diterima dalam tempoh yang dianggap sensitif, seperti sebelum atau selepas sesuatu tender diumumkan atau semasa rundingan kontrak yang mungkin memberikan gambaran seolah-olah ia diberikan atau diterima untuk menpengaruhi, secara tidak wajar, keputusan yang dibuat untuk mendapatkan, memperolehi atau mengekalkan peluang perniagaan.
Dibuat Secara Terbuka & Boleh Diterima Secara Sosial. GMET hendaklah diberikan atau diterima dalam cara yang terbuka dan telus dan dalam persekitaran perniagaan. GMET juga hendaklah boleh diterima secara sosial iaitu orang lain (seperti rakan setara, pesaing atau media) akan bersetuju bahawa GMET adalah munasabah, dan bahawa GMET boleh dibincangkan tanpa kebimbangan tentang kemungkinan menerima teguran.
Bernilai Munasabah. Keseluruhan GMET hendaklah bernilai munasabah dan tidak mewah atau melampau.
Sesuai & Sekali-sekala. Jenis GMET hendaklah sesuai dengan perhubungan perniagaan dan resam tempatan, diberikan atau diterima sekali-sekala menurut standard tempatan atau industri dan tidak mengakibatkan perasaan malu jika didedahkan.
Direkodkan Dengan Tepat. Pembayaran GMET hendaklah didokumenkan dengan tepat dan wajar dengan butir-butir yang munasabah. Semua resit dan / atau dokumen yang wajar bagi semua perbelanjaan GMET yang dibuat atau diterima hendaklah diserahkan kepada Pegawai C&E bagi tujuan rekod. Semua penyerahan mesti mengandungi deskripsi yang lengkap mengenai masa, tempat, dan jenis GMET; nama jawatan, dan hubungan perniagaan pelanggan, pihak satu lagi atau orang lain yang diraikan; dan tujuan perniagaan. Semua perbelanjaan yang ditanggung untuk menyediakan keraian hendaklah disimpan, didokumenkan dan direkodkan dengan wajar oleh bahagian / jabatan masing-masing bagi tujuan audit.
Penilaian Wajar berjaya disempurnakan. Penilaian wajar selaras dengan DDM TIME telah berjaya disempurnakan; DAN
Kelulusan diperolehi daripada C&E. Kelulusan daripada C&E diperolehi SEBELUM transaksi GMET.

2.3 PERATURAN-PERATURAN GMET UNTUK SITUASI TERTENTU

2.3.1 Pemberian GMET

2.3.1.1 Untuk Pihak Ketiga

Pembayaran perbelanjaan GMET untuk pihak ketiga hendaklah mematuhi Prinsip-prinsip Mandatori di dalam Seksyen 2.2 di atas dan hendaklah munasabah.

Bagi pembelian makanan kepada pelanggan, kelulusan C&E terlebih dahulu TIDAK diperlukan kecuali anggaran kos melebihi RM200 seorang. Namun, GMET yang tidak memerlukan kelulusan terlebih dahulu boleh dikenakan audit pada bila-bila masa dan anda dikehendaki memberikan bukti dan justifikasi yang cukup seperti yang dikehendaki oleh Pegawai C&E. Jika keraian diberikan di tempat yang biasanya tidak sesuai bagi perbincangan perniagaan (teater, acara sukan, dll.), pihak yang membuat permintaan hendaklah menunjukkan tarikh, masa, tempoh, tempat, jenis, dan orang yang turut serta dalam perbincangan perniagaan yang berkaitan sebelum atau selepas keraian tersebut.

Jika penerima Pihak Ketiga adalah rakan niaga, Pelanggan (pelanggan sedia ada atau bakal pelanggan) atau 3PP lain, keperluan tambahan yang perlu dipenuhi adalah bahawa perbelanjaan keraian perniagaan hendaklah memenuhi mana-mana satu daripada dua ujian berikut:

Sama ada
1. Keraian perniagaan diadakan dalam persekitaran perniagaan yang jelas, ATAU
2. tujuan utama keraian adalah untuk melakukan urusan perniagaan secara aktif, DAN anda telah melakukan urusan perniagaan dengan orang tersebut dalam tempoh keraian; atau
makanan atau keraian adalah berkaitan dengan perniagaan Kumpulan TIME DAN keraian perniagaan berlaku sebaik sahaja sebelum atau selepas perbincangan perniagaan yang penting.

2.3.1.2 Untuk Pegawai Kerajaan

Anda tidak boleh membayar atau membuat peruntukan bagi sebarang keraian atau perjalanan perniagaan bagi pihak Kumpulan TIME kepada seorang Pegawai Kerajaan tanpa terlebih dahulu mendapatkan kelulusan C&E. Satu permintaan untuk kelulusan C&E mesti dikemukakan terlebih dahulu melalui Portal ABC yang boleh diakses di dalam DWMS.

Hal keadaan yang terbatas adalah apabila:

Pegawai Kerajaan tersebut dijemput dan melawat lokasi atau premis Kumpulan TIME atau lokasi Kumpulan TIME yang lain, yang berkaitan dengan perniagaannya (contohnya ruang pameran di dalam pameran antarabangsa); atau
perjalanan oleh Pegawai Kerajaan atau keraian adalah bagi tujuan perniagaan yang sah, seperti mesyuarat untuk membincangkan isu-isu pengawalseliaan atau untuk menunjukkan produk atau perkhidmatan Kumpulan TIME;
perbelanjaan adalah munasabah memandangkan Pegawai Kerajaan memegang jawatan kanan; dan
jika berkenaan, mematuhi Pekeliling Keraįaan yang relevan yang menerangkan keterterapan, had dan peraturan bagi perjalanan pegawai kerajaan.

Pekerja hendaklah melengkapkan dan memastikan ABC Borang 3: Pengakuan Perjalanan Pegawai Kerajaan (lihat Lampiran) ditandatangani oleh Pegawai Kerajaan tersebut, sebelum sebarang komitmen dibuat untuk membayar perbelanjaan perjalanan atau penginapan untuk Pegawai Kerajaan tersebut. Perjalanan tidak boleh termasuk lawatan sampingan ke destinasi bukan perniagaan dan Kumpulan TIME tidak akan menampung perbelanjaan keluarga, rakan-rakan atau sesiapa jua selain daripada Pegawai Kerajaan yang dinamakan.

2.3.1.3 Hadiah kepada Pegawai Kerajaan

Melawat Pegawai Kerajaan dan membawa hadiah kepada mereka sebagai tanda kehormatan adalah dibenarkan jika hadiah tersebut mematuhi Prinsip-prinsip Mandatori dan adalah sepadan dengan status dan jawatan Pegawai Kerajaan tersebut dalam kapasiti rasminya sahaja.

2.3.1.4 Pembelian Makanan untuk Pegawai Kerajaan

Pembelian makanan untuk Pegawai Kerajaan dibenarkan jika mematuhi Prinsip-prinsip Mandatori, dan kriteria tambahan berikut:

bahawa tawaran untuk membeli dibuat oleh Kakitangan Korporat terlebih dahulu dan bukan oleh Pegawai Kerajaan;
anda dan penerima hendaklah hadir pada sepanjang tempoh tersebut; dan
lokasi adalah sesuai, tidak terlalu mewah, meragukan atau aneh untuk menjalankan perniagaan.

2.3.2 Penerimaan GMET

2.3.2.1 Peraturan Am

Kakitangan Korporat adalah tertakluk kepada peraturan am yang dibentangkan di dalam Seksyen 5.0 Kod Tatakelakuan, sebagaimana yang mungkin diubah atau ditambah di dalam Polisi ini. Sebarang penerimaan GMET yang diluluskan, hendaklah konsisten dengan Prinsip-prinsip Mandatori di atas, dan tertakluk kepada keperluan tambahan berikut menurut situasi tertentu.

2.3.2.2 Perjalanan & Penginapan Dibayar oleh 3PP atau Pelanggan

Tertakluk kepada hasil penilaian wajar yang berjaya disempurnakan selaras dengan DDM TIME dan kelulusan C&E terlebih dahulu, anda boleh menerima jemputan untuk menghadiri acara promosi atau perniagaan, di mana entiti atau syarikat penganjur (selain daripada ahli Kumpulan TIME) menanggung perbelanjaan pengangkutan, penginapan dan/atau makanan yang munasabah. Ini tidak akan dianggap sebagai tidak wajar, sekiranya tujuan jemputan adalah semata-mata untuk memperkenalkan produk atau perkhidmatan entiti atau syarikat penganjur, dan bahawa jemputan itu bukan ditujukan kepada individu tetapi sebaliknya ditujukan kepada kumpulan pelanggan atau bakal pelanggan.

Sekiranya kelulusan tidak diberikan, anda tidak boleh menerima pembayaran bagi perjalanan dan penginapan yang ditawarkan.

Permintaan untuk kelulusan yang dibuat dengan mendesak atau pada saat-saat akhir tidak akan dilayan oleh Pegawai C&E dan akan ditolak.

2.3.2.3 Keraian Dibayar oleh 3PP atau Pelanggan

Anda boleh menerima bentuk keraian yang munasabah seperti kehadiran di acara sukan, teater, konsert, filem atau acara hospitaliti korporat lain, yang ditanggung oleh 3PP atau Pelanggan, jika dan hanya jika, keraian tersebut diadakan dalam perjalanan biasa perniagaan yang dapat dianggap sebagai usaha untuk memupuk perhubungan perniagaan yang kukuh, dan suatu cara untuk memperluaskan hubungan perniagaan, dan dengan syarat anda telah mendapatkan kelulusan C&E terlebih dahulu.

Jika kelulusan tidak diberikan oleh Pegawai C&E, anda hendaklah dengan hormatnya menolak jemputan tersebut.

2.3.2.4 Makanan Dibayar oleh 3PP atau Pelanggan

Jika GMET adalah berupa jamuan makanan atau minuman yang ditanggung oleh 3PP atau Pelanggan, anda (sebagai penerima) dan 3PP atau Pelanggan hendaklah hadir di sepanjang tempoh tersebut dan lokasi hendaklah sesuai, tidak terlalu mewah, mencurigakan atau luar biasa bagi tujuan urusan perniagaan yang akan dijalankan.

Anda hendaklah dengan segera melaporkan interaksi sedemikian kepada Pegawai C&E jika nilai jamuan makanan yang diterima melebihi RM200 seorang, dengan menyatakan butir-butir nilai makanan dan minuman, tempoh, lokasi dan tujuan (iaitu mengapa anda hadir).

3.0 Berurusan dengan Pembekal dan 3PP

3.1 Perilaku

3.1.1 Mematuhi semua Undang-undang

3PP hendaklah mematuhi semua undang-undang di negara di mana 3PP beroperasi.

3.1.2 Integriti Perniagaan

3PP hendaklah bertindak dengan beretika, dengan integriti dan kejujuran, dengan telus dan boleh dipercayai, dalam semua urusan mereka dengan orang lain bagi pihak atau dengan Kumpulan TIME.

3.1.3 Konflik Kepentingan

Konflik kepentingan timbul apabila individu atau entiti korporat mempunyai kepentingan yang bercanggah/bersaingan, sehingga berpotensi menjejaskan objektiviti, pertimbangan atau keupayaan mereka untuk membuat keputusan dan mungkin membangkitkan sikap berat sebelah, sama ada yang ditanggap atau sebenar, dalam tindakan mereka. 3PP hendaklah mengelak daripada ditempatkan dalam sebarang kedudukan konflik kepentingan, sama ada konflik yang sebenar, ditanggap atau berpotensi akan berbangkit, dengan Kumpulan TIME. Konflik sedemikian boleh berbangkit dalam pelbagai hal keadaan termasuk:

Konflik berkaitan dengan pekerjaan;
Konflik mungkin adalah konflik yang sebenar atau berpotensi akan berbangkit;
Konflik mungkin sama ada secara dalaman (di dalam Kumpulan TIME) atau luaran (contohnya melibatkan 3PP);
Konflik mencakupi pelbagai kategori termasuk keluarga (melibatkan saudara-mara atau hubungan rapat), konflik kewangan atau lain-lain; atau
Konflik secara langsung atau tidak langsung.

Jika 3PP mendapati bahawa ia berada dalam kedudukan sedemikian, 3PP hendaklah mendedahkan konflik kepentingan yang sebenar, ditanggap atau berpotensi berbangkit tersebut, kepada Pegawai C&E dan memberikan sebarang butir-butir yang dikehendaki.

3PP hendaklah menggunakan Borang Deklarasi Konflik Kepentingan untuk mengisytiharkan sebarang konflik kepentingan. Konflik Kepentingan untuk pekerja diterangkan di dalam Buku Panduan Kod Tatakelakuan dan Polisi Konflik Kepentingan. Pekerja juga hendaklah mengambil tindakan yang perlu untuk dengan serta-merta menjauhkan diri, menarik diri atau mengelakkan diri daripada situasi sedemikian.

Rekod hendaklah disimpan mengenai semua konflik sebenar atau konflik yang berpotensi berbangkit, sepertimana yang diterima termasuk:

hal keadaan bagaimana konflik berlaku, dan
tindakan yang diambil untuk mengatasi konflik dan menghapuskan risiko.

3.1.4 Larangan terhadap Penyogokan & Rasuah

3PP hendaklah mematuhi Polisi ini dan semua undang-undang anti-penyogokan and anti-rasuah yang berkuat kuasa dan hendaklah mewujudkan dasar dan prosedur yang mencukupi untuk memantau pematuhan dengan undang-undang sedemikian.

3PP tidak boleh melakukan sebarang tindakan yang boleh mewujudkan persepi kelakuan rasuah, sama ada secara langsung atau tidak langsung dan tidak kiralah nilainya, kepada PEP, Pegawai Kerajaan, Kakitangan Korporat, bakal pelanggan atau pelanggan sebenar Kumpulan TIME, untuk mendapatkan atau mengekalkan perniagaan atau kelebihan untuk Kumpulan TIME.

3.1.5 Tatacara Perniagaan

Tatacara am perniagaan adalah situasi apabila kakitangan 3PP menawarkan untuk membuat pembayaran bagi barang atau perkhidmatan tertentu untuk Pelanggan, pembekal atau Pegawai Kerajaan. Hadiah dan hospitaliti mungkin sesuatu yang biasa dan lazim yang bertujuan untuk membina perhubungan perniagaan, tetapi 3PP tidak harus menawarkan atau menerima hadiah, pembayaran atau hospitaliti untuk menggalakkan atau memberi ganjaran bagi sesuatu keputusan. 3PP dengan ini dijangka mengetahui tentang pelbagai prinsip yang dibentangkan di dalam Polisi ini dan hendaklah mempertimbangkan dan menghormatinya dengan sewajarnya sebelum menawarkan atau memberikan sebarang GMET berkaitan dengan urusannya dengan Kumpulan TIME, atau bagi pihak Kumpulan TIME.

3.2 Kewajipan 3PP

3.2.1 Kewajipan Am

3PP bertanggungjawab melakukan perkara berikut: –

membaca, memahami dan mematuhi Polisi ini;
membaca, memahami dan menyempurnakan satu deklarasi untuk mematuhi Polisi ini apabila melaksanakan aktiviti perniagaan dengan Kumpulan TIME atau bagi pihak Kumpulan TIME, sepertimana yang mungkin dikehendaki dari semasa ke semasa dan menurut cara yang ditetapkan;
mematuhi semua Undang-undang dan peraturan ABC pada semua masa;
menyertai sebarang aktiviti penilaian wajar yang ditetapkan oleh Kumpulan TIME;
menghadiri latihan yang berkenaan mengenai anti-penyogokan dan anti-rasuah yang disediakan oleh Kumpulan TIME;
memastikan bahawa mana-mana subkontraktor yang dilantik dimaklumkan tentang Polisi ini; dan
menjalankan sebarang aktiviti perniagaan untuk dan bagi pihak Kumpulan TIME dan Kumpulan TIME dalam cara yang profesional dan beretika pada semua masa.

Anda bertanggungjawab untuk melaporkan kepada Pegawai C&E dengan serta-merta tentang sebarang tindakan penyogokan dan bentuk amalan rasuah atau tidak beretika lain, yang sebenar atau disyaki, yang dilakukan oleh 3PP, selaras dengan Polisi Pendedahan Maklumat.

Jika anda ragu-ragu, anda hendaklah menghubungi Pegawai C&E yang dapat memberikan panduan dan nasihat kepada anda.

3.2.2 Pengurusan Yang Berkesan

3PP hendaklah menghasilkan, meneruskan dan melaksanakan dasar yang konsisten dengan Seksyen ini dan menyelenggara sistem dan dokumen pengurusan yang sesuai untuk membuktikan pematuhan dengan Polisi ini, dan mesti mewujudkan cara bagaimana pelanggaran Polisi ini boleh dilaporkan secara rahsia.

3.2.3 Penilaian Wajar Pihak Ketiga

Apabila sesuatu hubungan dengan 3PP hendak diwujudkan dengan Kumpulan TIME, peraturan-peraturan berikut perlu dipatuhi:

Sebelum memasuki hubungan rasmi dengan 3PP, penilaian wajar yang selaras dengan DDM Kumpulan TIME hendaklah dilaksanakan oleh Pekerja yang bertanggungjawab melantik pihak ketiga bagi pihak Kumpulan TIME demi menilai integriti perniagaan bakal 3PP tersebut;
memastikan bahawa Polisi ABC ini dimaklumkan kepada semua Pihak Berkepentingan Luaran dan 3PP;
memastikan bahawa semua Pihak Berkepentingan Luaran dan 3PP menyempurnakan Kod Tatakelakuan Vendor dan sebarang dokumen lain yang akan ditetapkan oleh Kumpulan TIME sebelum memulakan sebarang aktiviti perniagaan dengan Kumpulan TIME; dan
Kumpulan TIME tidak boleh memasuki sebarang urusan perniagaan dengan mana-mana Pihak Ketiga yang dengan munasabah disyaki terlibat dalam penyogokan atau amalan perniagaan yang tidak wajar.

Kumpulan TIME melakukan pemantauan yang berterusan dan menguruskan profil risiko 3PP sedia ada, dengan melaksanakan langkah-langkah penting yang diperlukan, termasuk:

Keperluan kemas kini ‘Know-Your-Counterparty’ (KYC): 3PP sedia ada (berdasarkan profil risiko yang ditentukan oleh fungsi perolehan) dikehendaki mengemaskinikan maklumat KYC mereka.
Pembayaran kepada akaun korporat sahaja: pembayaran atau pendahuluan adalah dilarang dibuat kepada akaun peribadi jika 3PP adalah sebuah badan korporat;
Semakan dan kelulusan untuk pembayaran terdahulu: sebarang pembayaran terdahulu sekali (‘one-off’) kepada 3PP yang dibuat selepas perjanjian ditandatangani dan sebelum penyampaian perkhidmatan atau barangan, hendaklah disemak dan diluluskan oleh Pengurusan; dan
Balasan tanda amaran: Penilaian wajar diperlukan sekiranya tanda amaran (‘red flags’) atau potensi kebimbangan berbangkit dalam tempoh kontrak, contohnya jika berlaku perubahan pada pemilik benefisial atau orang yang diberi kuasa di 3PP yang mungkin mempunyai kaitan dengan PEP; dan sebarang berita atau maklumat kemas kini yang negatif mengenai 3PP yang mungkin membangkitkan kebimbangan tentang pelaksanaan urusan perniagaan dengan 3PP.

3.3 Peruntukan-peruntukan Penguatkuasaan

Sebarang ketidakpatuhan dengan Seksyen ini boleh mengakibatkan penamatan perhubungan perniagaan 3PP dengan Kumpulan TIME termasuk liabiliti sivil dan jenayah dan tindakan undang-undang lain yang tersedia di bawah undang-undang.

3.3.1 Semakan & Audit

Kumpulan TIME boleh pada bila-bila masa menyemak atau mengaudit pematuhan 3PP dengan Polisi ini.

Jika sebarang semakan, audit atau audit pematuhan dilaksanakan, 3PP hendaklah memberikan kerjasama penuh dengan menyediakan maklumat, dokumen, dan akses kepada kakitangan, sebagaimana yang mungkin dikehendaki secara munasabah oleh Kumpulan TIME.

Jika, selepas semakan atau audit tersebut, 3PP tersebut didapati melanggar Polisi ini, Kumpulan TIME akan mengambil tindakan untuk mendisiplin 3PP tersebut, termasuk menamatkan pelantikannya.

Sebarang kelemahan yang dikenal pasti hendaklah dibetulkan dengan cepat dan cekap sebagaimana yang diarahkan oleh Pegawai C&E dengan kos ditanggung oleh 3PP.

3.3.2 Kegagalan untuk Menghadiri Latihan

3PP mesti menghadiri latihan yang dikehendaki yang dijalankan oleh Kumpulan TIME berkenaan dengan Polisi ini.

Jika suatu 3PP berulang kali gagal, cuai dan/atau enggan menghadiri latihan yang dijalankan oleh Kumpulan TIME berkenaan dengan Polisi ini, Kumpulan TIME boleh mengeluarkan amaran bertulis untuk memaklumkan 3PP bahawa jika mereka tidak menghadiri latihan seterusnya, Kumpulan TIME akan menamatkan kontrak 3PP, dan 3PP akan dipertanggungjawabkan bagi gantirugi yang berbangkit daripadanya.

3.3.3 Pengetahuan

Jika 3PP mendapat tahu tentang risiko yang munasabah berlakunya pelanggaran terhadap Polisi ini (sama ada oleh Kakitangan Korporat atau 3PP lain), 3PP hendaklah memaklumkan Pegawai C&E secepat yang praktik.

4 HAL-HAL OPERASI

4.1 Langkah-langkah Kawalan

4.1.1 Penilaian Wajar

4.1.1.1 Prinsip-prinsip & Pendekatan

Sebelum menjalin sebarang perhubungan rasmi atau membaharui perhubungan sedia ada dengan pihak ketiga, proses penilaian wajar hendaklah dijalankan selaras dengan DDM untuk menilai potensi risiko penyogokan berkaitan dengan situasi tertentu. Penilaian ini akan membantu langkah membuat keputusan termaklum mengenai sama ada untuk meneruskan, menangguhkan, atau memberhentikan perhubungan dengan pihak ketiga. Sekiranya wujud sebarang tanda amaran (iaitu faktor-faktor yang mencurigakan) melibatkan penyogokan atau rasuah atau tanda amaran yang dinyatakan di dalam DDM dikenal pasti, hal ini perlu dimajukan kepada Pejabat C&E untuk penilaian lanjut.

Kakitangan Korporat dilarang daripada memasuki sebarang transaksi atau urusan dengan Pihak Berkepentingan Luaran atau pihak ketiga, sehingga semua tanda amaran dan risiko yang dikenal pasti, yang mencakupi aspek kewangan, undang-undang, rasuah dan reputasi yang menjejaskan Kumpulan TIME, telah ditangani dan diselesaikan dengan berkesan.

Pegawai C&E bertanggungjawab untuk mereka bentuk, menyelia dan menasihatkan tentang pelaksanaan proses penilaian wajar termasuk membangunkan dan mengemaskinikan DDM dan garis panduan dan proses lain yang berkenaan. Pekerja yang bertanggungjawab untuk melantik pihak ketiga untuk Kumpulan TIME bertanggungjawab untuk menguruskan risiko penyogokan dan rasuah termasuk melaksanakan, menyempurnakan dan menyelenggara rekod terperinci mengenai proses penilaian wajar serta mewujudkan dasar dan prosedur dalaman untuk memastikan pematuhan.

4.1.1.2 Penilaian Wajar 3PP

Prosedur penilaian wajar yang dilaksanakan terhadap 3PP hendaklah konsisten merentas tahap-tahap risiko penyogokan yang serupa. 3PP yang dikenal pasti di dalam laporan-laporan penilaian risiko Kumpulan TIME memerlukan penilaian wajar lebih ketat dikenakan terhadap mereka.

Pekerja yang bertanggungjawab menguruskan 3PP termasuk fungsi perolehan hendaklah mematuhi prosedur berikut apabila berurusan dengan 3PP:

melaksanakan penilaian risiko menggunakan pendekatan berasaskan risiko;
melaksanakan penilaian wajar terhadap 3PP bergantung kepada tahap risiko;
menyediakan dan menyelenggara dokumen bertulis yang sesuai mengenai penilaian wajar dan penilaian risiko yang dilaksanakan; dan
memaklumkan kewujudan sebarang tanda amaran dengan serta-merta kepada Pegawai C&E selaras dengan DDM dan peraturan yang digariskan di dalam Seksyen 3.2.3 dan 4.1.1.1 di atas.

4.1.1.3 Kakitangan Korporat dalam Jawatan Tertentu

Proses penilaian wajar terhadap bakal Kakitangan Korporat dijalankan oleh Bahagian Modal Insan berdasarkan fungsi mereka yang dicadangkan dan risiko penyogokan yang sepadan.

Jika keputusannya menunjukkan tahap risiko yang tidak dapat diterima. perhubungan akan ditamatkan. Jika risiko boleh diterima, Bahagian Modal Insan akan mengenal pasti dan melaksanakan kawalan mitigasi untuk mengurangkan lagi tahap risiko dan meneruskan dengan prosedur standard.

Untuk Kakitangan Korporat sedia ada yang layak menerima kenaikan pangkat atau penukaran dan berdasarkan kriteria yang sudah mantap yang ditetapkan oleh Bahagian Modal Insan, semakan penilaian wajar akan dijalankan oleh Bahagian Modal Insan selaras dengan Polisi Modal Insan. Semua maklumat akan didokumenkan dan disimpan.

Keperluan penilaian wajar untuk bakal Kakitangan Korporat dan Kakitangan Korporat sedia ada termasuk;

pertimbangan mengenai ABMS TIME semasa temu duga atau proses pengenalan (‘onboarding’);
penentusahan terhadap kelayakan dan surat perakuan;
pengesahan mengenai sebarang sabitan pada masa lalu kerana penyogokan / fraud / rasuah;
pelantikan tidak dilakukan sebagai balasan untuk bantuan di masa lalu atau masa hadapan; dan
perhubungan dengan pegawai awam.

4.1.1.4 M&A dan Projek-projek Khas

Bergantung kepada keputusan penilaian wajar dan tahap risiko transaksi M&A dan Projek Khas, jawatankuasa kerja projek akan memutuskan sama ada untuk meneruskan atau menamatkan perhubungan dengan entiti sasaran.

Ketua projek akan mendokumenkan tindakan yang diambil, meneruskan projek dan menyimpan maklumat yang didokumenkan yang menerangkan:
1. semakan penilaian wajar yang dijalankan;
2. sebarang tindakan yang diambil susulan daripada semakan; dan
3. tindakan pemantauan yang akan diambil.
Untuk maklumat lebih lanjut mengenai senarai semak penilaian wajar dan keperluan bagi M&A dan Projek-projek Khas, sila rujuk kepada DDM Kumpulan TIME.
Untuk transaksi, projek dan aktiviti khusus, keperluan penilaian wajar merangkum perkara berikut:
1. meneliti struktur, sifat dan kerumitannya;
2. menilai perkiraan pembiayaan / pembayaran;
3. menilai skop pelantikan dan sumber yang tersedia;
4. menyiasat penglibatan pihak ketiga dan apa-apa hubungan dengan penjawat awam;
5. menilai kecekapan pihak-pihak yang terlibat; dan
6. mempertimbangkan laporan daripada industri / akhbar.

4.1.1.5 Keperluan dan Skop Penilaian Wajar Secara Amnya

Apabila Polisi ini merujuk kepada keperluan untuk melaksanakan penilaian wajar terlebih dahulu, pertimbangan dan prinsip utama yang perlu diterapkan apaboila menjalankan penilaian wajar termasuk pertimbangan dan prinsip berikut:
1. tahap dan skop penilaian wajar hendaklah munasabah dan setimpal;
2. memahami jenis entiti yang berurusan dengan kita dan/atau aktiviti yang akan dilaksanakan;
3. memahami aktiviti dan menilai risiko rasuah atau fraud;
4. butir-butir perhubungan peribadi dan perniagaan lain yang dijalin atau mungkin dijalin antara pihak tersebut dan TIME, mana-mana Kakitangan Korporat, mana-mana Pelanggan atau mana-mana 3PP;
5. reputasi di dalam pasaran tempatan melalui semakan sumber media atau sumber awam yang tersedia;
6. temu bual dengan kakitangan yang berkenaan jika sesuai;
7. carian kebankrapan dan/atau likuidasi, litigasi daripada rekod awam; dan
8. jumlah dan jenis maklumat yang perlu diperolehi, dan setakat mana maklumat ini ditentusahkan, seharusnya bertambah apabila risiko rasuah yang berkaitan dengan perhubungan tersebut meningkat.
Pegawai C&E boleh menentukan kriteria tambahan untuk menangani bidang-bidang risiko khusus dari semasa ke semasa.

4.1.1.6 Laporan

Apabila selesai langkah penilaian wajar, Pegawai C&E hendaklah memberikan penilaiannya mengenai kesesuaian aktiviti yang akan dijalankan (iaitu pemberian derma/sumbangan, pemberian kelulusan terhadap permintaan GMET, atau pelantikan pihak ketiga untuk bertindak bagi pihak atau memihak kepada Kumpulan TIME disebabkan tanda amaran yang dikemukakan), bersama-sama dengan ringkasan laporan penilaian wajar muktamad. Laporan penilaian wajar muktamad akan disediakan jika diminta.

4.1.1.7 Rekod

Rekod semua penilaian wajar dan laporan penilaian wajar muktamad akan disimpan bagi tempoh masa yang sesuai dan selaras dengan DDM.

4.1.1.8 Kekerapan

Penilaian wajar boleh dilaksanakan secara berkala untuk menentukan sama ada risiko rasuah berkaitan dengan perhubungan tersebut telah meningkat atau menurun. Kekerapan dan tahap sejauh mana langkah ini perlu dilaksanakan akan ditentukan oleh Pegawai C&E.

4.2 Semakan & Pemantauan Sistemik

4.2.1 Semakan Polisi secara Berkala

4.2.1.1 Matlamat

Semakan hendaklah dilakukan untuk menilai pelaksanaan, keberkesanan dan kecekapan Polisi ini, dan untuk menentukan apakah pembaikan yang perlu diperkenalkan.

4.2.1.2 Kekerapan

Semakan hendaklah dilakukan sekurang-kurangnya setiap lapan belas (18) bulan. Walau bagaimanapun, semakan pertama akan dilakukan pada ulang tahun pertama pelaksanaan Polisi ini.

4.2.1.3 Pihak Yang Melaksanakan Semakan

Tiga (3) pihak boleh melakukan semakan:

Pegawai C&E, yang boleh melantik penasihat luar untuk membantunya;
Jabatan Audit Dalaman; atau
pakar bebas yang dilantik oleh Jawatankuasa Audit.

4.2.1.4 Menyempurnakan Semakan

Laporan semakan hendaklah diserahkan kepada Jawatankuasa Audit dalam masa tiga puluh (30) hari selepas laporan tersebut siap, bersama-sama dengan perubahan yang dicadangkan pada Polisi (jika ada).

Perubahan terperinci yang akan dibuat pada Dasar, akan disediakan oleh Pegawai C&E, dan hendaklah terlebih dahulu diluluskan oleh Jawatankuasa Audit, dan kemudian oleh Lembaga Pengarah sebelum diterbitkan.

4.2.2 Pemantauan Pematuhan dengan Dasar

4.2.2.1 Audit Pematuhan

Audit pematuhan berfungsi sebagai suatu bentuk pemantauan terhadap prestasi Kakitangan Korporat atau 3PP berkaitan dengan hal-hal yang dibentangkan di dalam Polisi ini, pemahaman mereka mengenai Polisi ini dan pematuhan mereka dengan proses dan amalan yang ditetapkan atau diarahkan. Keputusannya hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa Audit bersama-sama dengan sebarang syor berkaitan dengannya oleh orang yang melaksanakan audit tersebut.

4.2.2.2 Jenis

Terdapat dua jenis (2) audit pematuhan:

semakan secara kejutan, yang akan dilaksanakan secara berkala oleh Pegawai C&E; dan
audit pematuhan, yang akan dilaksanakan secara berkala oleh Audit Dalaman, tanpa merujuk kepada Pegawai C&E.

4.2.2.3 Kekerapan

Audit pematuhan boleh dilaksanakan seberapa kerap yang dianggap perlu dan sesuai, dengan mengambil kira tahap risiko rasuah dan risiko ketidakpatuhan.

4.3 Pelaporan

4.3.1 Pelaporan Kejadian

Semua Kakitangan Korporat atau pegawai 3PP atau Pelanggan bertanggungjawab untuk melaporkan dengan serta-merta sebarang tindakan penyogokan dan bentuk rasuah lain, yang sebenarnya atau yang disyaki berlaku, kepada Pegawai C&E. Percubaan atau langkah bersubahat untuk melakukan tindakan sedemikian juga boleh dilaporkan kepada Pegawai C&E.

Semua kejadian, yang walau bagaimanapun berbangkit, hendaklah didokumenkan selaras dengan ABC Borang 1: Laporan Kejadian (lihat Lampiran). Borang ini juga boleh didapati dalam bentuk digital di dalam Portal ABC yang boleh diakses di dalam DWMS.

Semua dokumen hendaklah diserahkan kepada dan disemak oleh Pegawai C&E. Jika kejadian dilaporkan melalui saluran pendedahan maklumat Kumpulan TIME, Jabatan Audit Dalaman hendaklah melengkapkan borang Laporan Kejadian melalui Portal ABC untuk diserahkan kepada Pegawai C&E, dan mengenal pasti bahawa laporan dibuat melalui saluran pendedahan maklumat. Pegawai C&E hendaklah memberikan ID rujukan kepada setiap laporan kejadian yang diterima dan mengakui penerimaan aduan.

Mana-mana orang yang mempunyai maklumat atau bukti mengenai pelanggaran Polisi ini oleh Kakitangan Korporat, Pelanggan atau 3PP boleh mendapatkan Polisi Pendedahan Maklumat Kumpulan TIME yang berkuat kuasa, yang tersedia di Laman Web Korporat TIME dan Polisi MODAL INSAN (di bawah Portal MODAL INSAN yang kelihatan dalam Intranet Kumpulan TIME).

Semua aduan rasmi akan dirahsiakan dan pendedahan tidak akan dibuat kepada mana-mana orang lain di dalam Kumpulan TIME kecuali Jawatankuasa Audit. Untuk maklumat lanjut, sila rujuk kepada Polisi Pendedahan Maklumat Kumpulan TIME di https://www.time.com.my/wp-content/uploads/pdf/general/20221124-v.07-TIME-Group-Principles-Whistleblowing.pdf.

4.4 Penyiasatan

Apa-apa kejadian yang dilaporkan di bawah Polisi ini, akan dikemukakan kepada Jabatan Audit Dalaman untuk penyiasatan, dan kejadian sedemikian akan disiasat dengan menyeluruh dan mungkin membangkitkan langkah-langkah tatatertib atau langkah-langkah lain terhadap pihak yang bersalah.

Kumpulan TIME juga tidak akan teragak-agak untuk melaporkan atau memaklumkan sebarang tindakan rasuah yang sebenar atau berpotensi akan berlaku kepada pihak berkuasa penguatkuasaan lebih tinggi yang wajar.

4.4.1 Permulaan Penyiasatan

Semua penyiasatan hendaklah dilaksanakan oleh unit penyiasatan Jabatan Audit Dalaman sama ada berdasarkan:

kehendaknya sendiri (setelah mendapat tahu tentang kewujudan situasi yang wajar disiasat);
arahan daripada Jawatankuasa Audit atau Lembaga Pengarah;
rujukan oleh Ketua Audit Dalaman, seperti yang disahkan oleh Pengerusi Jawatankuasa Audit;
suatu Laporan Kejadian yang diterima melalui Portal ABC; atau
suatu kejadian yang dilaporkan melalui saluran pendedahan maklumat Kumpulan TIME.

Semua penyiasatan akan dilaksanakan secara sulit, dan semua aduan yang dibuat melalui saluran pendedahan maklumat akan disiasat secara bebas oleh unit penyiasatan Jabatan Audit Dalaman. Pegawai C&E akan merekodkan semua aduan yang dibuat dan Jabatan Audit Dalaman akan membuka fail penyiasatan dan memberikan nombor rujukan penyiasatan kepada fail tersebut.

4.4.2 Penggunaan Kakitangan Luar

Pegawai C&E atau Jabatan Audit Dalaman boleh mengambil perkhidmatan peguam luar, akauntan forensik atau penyiasat peribadi sebagai sebahagian daripada proses penyiasatan.

4.4.3 Pengumpulan Bukti

Unit penyiasatan Jabatan Audit Dalaman boleh menjalankan temu bual secara sulit dengan individu lanjutan kepada sebarang penyiasatan. Semua dokumen, maklumat atau data yang relevan kepada penyiasatan, sama ada dalam peralatan kepunyaan Kumpulan TIME atau individu yang terlibat hendaklah disediakan kepada unit penyiasatan. Unit penyiasatan mungkin mengambil salinannya, dan meletakkan tarikh /masa pada salinan tersebut.

Kakitangan Korporat yang gagal memberikan kerjasama terhadap langkah pengumpulan bukti tersebut boleh dibuang kerja, dan pekerja 3PP atau Pelanggan yang juga gagal akan menyebabkan perkiraan dengan 3PP atau Pelanggan ditamatkan.

4.4.4 Tamatnya Penyiasatan

Apabila tamat sesuatu penyiasatan, Pegawai C&E akan mengendors Laporan-laporan Penyiasatan berkaitan dengan penyogokan atau rasuah sebelum Laporan Penyiasatan dikemukakan oleh Unit Penyiasatan kepada Pengerusi Jawatankuasa Audit.

Selepas dipertimbangkan oleh Jawatankuasa Audit, Pengerusi hendaklah memaklumkan keputusan jawatankuasa secara bertulis kepada Pegawai C&E dan Unit Penyiasatan.

Pegawai C&E hendaklah memaklumkan keputusan ini kepada Kakitangan Korporat yang relevan, ketua-ketua bahagian mereka dan Ketua bahagian Modal Insan.

4.5 Penilaian Risiko Rasuah

CRA bertujuan untuk mengenal pasti kelemahan dalam sistem, proses atau amalan Kumpulan TIME yang mungkin membuka ruang bagi berlakunya rasuah. CRA memberikan tumpuan kepada potensi untuk rasuah, dan bukannya persepsi, kewujudan atau tahap rasuah.

CRA merupakan suatu penilaian mengenai kemungkinan berlakunya rasuah dan/atau kesannya sekiranya rasuah berlaku.

4.5.1 Kekerapan CRA

CRA boleh dilakukan:

secara berkala tetapi tidak kurang daripada sekali setiap tiga (3) tahun;
apabila berlaku perubahan pada undang-undang atau peraturan yang berkuat kuasa;
apabila keadaan perniagaan Kumpulan TIME berubah; atau
bila dan apabila ditentukan sebagai perlu, sama ada oleh Jawatankuasa Audit atau Pegawai C&E. Jika Jawatankuasa Audit memutuskan untuk melaksanakan suatu CRA, Jawatankuasa Audit hendaklah memaklumkan Pegawai C&E dengan sewajarnya, dan begitu juga sebaliknya.

4.5.2 Laporan & Tindakan CRA

Semua Laporan CRA hendaklah disiapkan dalam masa sembilan puluh (90) hari dari tarikh permulaannya.
Apabila Laporan CRA diserahkan, Jawatankuasa Audit hendaklah mempertimbangkan dan menasihatkan Pegawai C&E mengenai langkah atau tindakan yang perlu diambil untuk menangani sebarang kelemahan yang dikenal pasti atau memperkukuhkan proses atau rangka kerja tadbir urus sedia ada.
Pegawai C&E hendaklah, secepat yang praktik, melaksanakan langkah atau tindakan tersebut.

4.6 Latihan

4.6.1 Latihan Wajib dan Berkala

Setiap Kakitangan Korporat dan 3PP dikehendaki menghadiri latihan berkaitan dengan Polisi ini pada sebarang masa, menurut apa-apa kekerapan, format dan syarat yang boleh ditentukan oleh Kumpulan TIME.

4.6.2 Latihan Pengenalan & Ulang Kaji 3PP

Semua 3PP baharu hendaklah menjalani suatu latihan pengenalan mengenai Polisi yang akan dijalankan oleh Kumpulan TIME dan selepas itu latihan ulang kaji sekurang-kurangnya sekali setiap lapan belas (18) bulan.

4.6.3 Kegagalan untuk Menghadiri Latihan

Kegagalan untuk menghadiri latihan akan mengakibatkan tindakan tatatertib termasuk tetapi tidak terhad kepada penggantungan, penamatan atau pemberhentian kontrak.

4.7 Rekod & Dokumen

Dokumen atau rekod dikawal untuk memastikan dokumen atau rekod tersedia dengan mudah apabila diperlukan dan dilindungi dengan mencukupi. Dokumen atau rekod yang diserahkan atau diterbitkan di bawah Polisi ini mungkin dalam bentuk salinan cetak atau versi elektronik, atau dalam format atau sistem yang memelihara atau memastikan integriti maklumat.

4.8 Daftar Risiko

Suatu daftar risiko rasuah hendaklah dibangunkan dan diselenggara oleh Pegawai C&E. Daftar risiko rasuah akan mengenal pasti aktiviti perniagaan yang terdedah kepada risiko rasuah, lokasi aktiviti perniagaan tersebut, syarat-syarat dan resam perniagaan tempatan, risiko rasuah yang wujud dalam aktiviti tersebut, anggaran kebarangkalian berlakunya rasuah dan kesannya terhadap Kumpulan TIME.

4.9 Pejabat Pematuhan

Satu Pejabat Pematuhan ditubuhkan di bawah Polisi ini bagi tujuan melaksanakan dan mentadbir pematuhan penuh dengan Polisi ini, dan bertanggungjawab merumuskan sebarang garis panduan, atau prosedur operasi berkaitan dengan pemprosesan permohonan, penilaian risiko, penyiasatan, penyimpanan rekod dan/atau aktiviti lain yang dirancang di dalam ini.

Demi melindungi keberkesanannya, Pejabat Pematuhan akan berfungsi secara bebas dengan melapor secara terus kepada Jawatankuasa Audit Lembaga mengenai hal-hal yang menyentuh anti-penyogokan dan rasuah termasuk Polisi ini, dengan pelaporan pentadbiran kepada Pengarah Eksekutif.

5 KESAN KETIDAKPATUHAN

5.1 Kesan Ketidakpatuhan Secara Amnya

Jika anda gagal, cuai atau enggan mematuhi Polisi ini dan sebarang Undang-undang dan peraturan ABC, kegagalan, kecuaian atau keengganan sedemikian akan dianggap sebagai pelanggaran terhadap Polisi ini, dan anda boleh diberhentikan kerja dengan serta-merta. Jika anda suatu 3PP, pelantikan anda oleh Kumpulan TIME akan ditamatkan, dan pampasan tidak perlu dibayar. Jika anda seorang Pelanggan, perjanjian anda dengan Kumpulan TIME akan ditamatkan dan pampasan tidak perlu dibayar. Pelanggaran Polisi ABC juga mungkin membawa kepada tindakan undang-undang, penyiasatan dan potensi pendakwaan, yang seterusnya melibatkan denda, penalti, atau malah hukuman penjara, bergantung kepada betapa seriusnya ketidakpatuhan tersebut.

Jika anda tidak memahami Polisi ini, ini bukanlah suatu alasan untuk memungkirinya dan begitu juga alasan bahawa anda bertindak atas arahan daripada pegawai atasan anda, ketua jabatan atau mana-mana Pengarah.

5.2 Kesan Kegagalan untuk Patuh Meskipun Diberikan Nasihat

Jika Kakitangan Korporat tidak mematuhi nasihat rasmi yang diberikan oleh Pegawai C&E, tidak kira sama ada Kakitangan Korporat tersebut memegang pendapat yang berbeza atau tidak bersetuju dengan nasihat oleh Pegawai C&E, Kakitangan Korporat tersebut akan dianggap melanggar Polisi ini.

Dalam keadaan sedemikian, Kakitangan Korporat tersebut mungkin dikenakan prosiding tatatertib yang bersesuaian dan boleh dikenakan sebarang hukuman yang mungin ditetapkan di dalam Buku Panduan Pekerjaan.

5.3 Keputusan Penyiasatan

Jika, selepas penyiasatan telah diselesaikan dan wujud kepercayaan yang munasabah bahawa terdapat bukti yang mencukupi mengenai ketidakpatuhan Polisi ini, Pegawai C&E hendaklah memaklumkan Ketua bahagian Modal Insan bahawa tindakan yang sesuai harus diambil terhadap Kakitangan Korporat yang berkenaan.

5.4 Hukuman untuk Keuntungan Kewangan Haram

Jika anda didapati bersalah kerana melanggar Polisi ini dan mana-mana Undang-undang dan peraturan ABC yang lain, sebarang faedah kewangan yang diberikan atau dibayar oleh Kumpulan TIME kepada anda (selain daripada pembayaran gaji) hendaklah dibayar balik atau dikembalikan dengan sepenuhnya kepada Kumpulan TIME.

Muat turun borang Polisi ABC

LAMPIRAN A : DEKLARASI KEPATUHAN

ABC BORANG 1: LAPORAN KEJADIAN

ABC BORANG 2 : SUMBANGAN ATAU DERMA

ABC BORANG 3 : BORANG PENGAKUAN PERJALANAN PEGAWAI KERAJAAN

ABC BORANG 4 : BORANG KELULUSAN C&E

ABC BORANG 5 : BORANG DEKLARASI KONFLIK KEPENTINGAN OLEH VENDOR

V4 (bertarikh 22 September 2024)